Назад

Купить и читать книгу за 119 руб.

Вы читаете ознакомительный отрывок. Если книга вам понравилась, вы можете купить полную версию и продолжить читать

Делопроизводство для секретаря

   Цель данной книги – дать секретарю знания, необходимые для работы с официальными документами: как подготовить проекты документов, правильно их оформить и напечатать; организовать работу с ними: зарегистрировать, проконтролировать сроки исполнения, формировать дела, составлять их номенклатуру и использовать ее в работе, проводить экспертизу ценности различных документов и передавать их на хранение в архив.
   Умело выполнять нелегкие задачи? Стать достойным лицом фирмы? Быть грамотным помощником для начальства? Достичь этого нетрудно, эта книга станет Вашим помощником. Стать ценным, умелым и незаменимым сотрудником – это важно!
   Ответы даны для секретарей, занимающихся делопроизводством всей организации, и для секретарей, ведущих делопроизводство руководителя (руководителей).
   Книга будет полезна для работников делопроизводственных служб, руководителей и специалистов предприятий и организаций всех форм собственности, которые в процессе своей управленческой деятельности участвуют в создании официальных документов.


Смирнова Елена Петровна Делопроизводство для секретаря

РАЗДЕЛ 1
ДЕЛОПРИЗВОДСТВО

Глава 1. Нормативно-методическая основа делопроизводства

   Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.
   Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
   На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.
   Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.
   Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
   Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
   Задачи делопроизводства заключаются в следующем – оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.
   Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.
   Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства.
   Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.
   Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка; приём документов на рассмотрение и подписание администрацией; распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации. Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.
   В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам:
   1) по содержанию (важнейший вид классификации) это могут быть документы по административным вопросам, вопросам материально-технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешнеторговой деятельности и т. д.;
   2) по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.).
   Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
   1) по месту составления документы делятся на: внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие), – внутренние – составленные в данном учреждении и исполняемые внутри его;
   2) по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.
   Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
   Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.
   В систему документооборот входит понятие «маршрут документа», который можно представить в виде следующей технологической цепочки: – прием входящих документов – предварительное рассмотрение (разметка) секретарем – регистрация документов – доклад руководителю о полученных документах – принятие решения руководителем – направление документов на исполнение – контроль исполнения документов – исполнение документов – формирование документов в дела – использование документов в справочно-информационной работе – определение сроков хранения документов: передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов.
   Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией.
   Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
   Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
   1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие).
   2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
   Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Такие документы называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Глава 2. Секретарь в структуре управления

   Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами; подготовка заседаний и совещаний и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как:
   1. Работа с документами. Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов;
   2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности;
   3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю);
   4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;
   5. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
   Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя.
   В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества:
   1. Профессиональные навыки. То есть высокий уровень базового образования, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.
   2. Организаторские качества. Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.
   3. Ответственность и надежность. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоятельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов.
   4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.
   5. Пунктуальность и исполнительность. Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания.
   6. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Не разглашать сведения, имеющие секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.
   7. Хорошая память. Это качество зависит не только от личных способностей запоминания информации, но и от умения рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. Помогают секретарю в развитие памяти такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторения.
   Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать перечисленными деловыми качествами и развивать в себе ряд личных качеств, работая над своим характером, образованием, вкусом.
   Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.
   Коммуникабельность. Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. Уметь быстро переключатся с одного вида деятельности на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.
   Внешний вид. Гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного стиля в одежде. Следует помнить, что «секретарь – лицо учреждения», а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида.
   Доброжелательность. Вежливость и любезность. Создание психологического комфорта в офисе. Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек, посетитель, сотрудник или руководитель, должны быть уверены, что все возможное будет сделано и оказано максимальное воздействие.
   Любознательность. Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы, расширение кругозора.
   Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности.
   Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей:
   1. Работа с документами. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов.
   2. Работа со средствами связи. Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Ведение телефонных переговоров. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы.
   3. Работа с посетителями. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю). Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).
   4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.
   5. Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
   Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
   Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
   Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
   Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
   Документирование.
   1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
   2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
   3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).
   4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.
   5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
   Организация работы с документами.
   1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
   2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
   3. Составление номенклатуры дел.
   4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
   5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.
   6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.
   7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
   8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
   9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
   10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современными инфотехнологиями.
   Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.

Глава 3. Документ

   Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ – это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
   Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.
   Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.
   В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.
   Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:
   1) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
   2) организационные (уставы, учредительные договоры);
   3) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
   4) справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).
   Существует несколько признаков классификации документов.
   Их можно представить в виде следующей таблицы.


   В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
   От правильной организации документооборота предприятия зависит эффективность его работы. Этому вопросу всегда уделялось немало внимания и средств. Электронная техника стала реальной необходимостью для документационного обеспечения управления предприятием. С появлением компьютерных технологий стало возможным работать с документами намного быстрее, проще, эффективнее, чем раньше.
   В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными технологиями».
   Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.
   Не менее важная задача делопроизводства – это организация регистрации и учета документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов надо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа.
   Уровень автоматизации делопроизводства существенно повысится, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.
   Электронные документы легко объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки заменяют неполные, неудобные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Его легко пересылать по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражировать, дополнять, редактировать.
   Преимущества электронных документов можно перечислять долго, но правовые аспекты порой ставят непреодолимые препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документооборота не существует понятия копии или оригинала. Электронная копия ничем не отличается от электронного оригинала. Простота копирования создает большие угрозы секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается.
   И все же плюсов у электронного документа намного больше, чем минусов.
   Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

РАЗДЕЛ 2
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Глава 1. Состав реквизитов документов

   В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:
   • юридическую силу;
   • оперативное и качественное составление и исполнение;
   • организацию быстрого поиска;
   • компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;
   Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
   Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
   Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

   Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.
   Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.
   При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
   • Государственный герб Российской Федерации;
   • герб субъекта Российской Федерации;
   • эмблема организации или товарный знак;
   • код организации;
   • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
   • идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);
   • код формы документа;
   • наименование организации;
   • справочные данные об организации;
   • наименование вида документа;
   • дата документа;
   • регистрационный номер документа;
   • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
   • место составления или издания документа;
   • адресат;
   • гриф утверждения документа;
   • резолюция;
   • заголовок к тексту;
   • отметка о контроле;
   • текст документа;
   • отметка о наличии приложения;
   • подпись;
   • гриф согласования документа;
   • визы согласования документа;
   • оттиск печати;
   • отметка о заверении копии;
   • отметка об исполнителе;
   • отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
   • отметка о поступлении документа в организацию;
   • идентификатор электронной копии документа.
   Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.
   Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
   Каждый документ можно разделить на три основные части:
   1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
   2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
   3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).
   В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.
   При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.
   При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.
   Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.
   Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
   «Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
   Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
   Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
   Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
   Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.
   «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
   «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
   Код формы документа.
   Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.
   Пример оформления и расположения кода формы документа



   «Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
   Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
   Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».
   Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
   Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
   Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
   Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.


   «Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
   Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».
   Порядок написания адреса адресата:
   1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);
   2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
   3) название населенного пункта (города, поселка);
   4) название области, края, автономного округа, республики;
   5) страна (для международных почтовых отправлений);
   6) почтовый индекс;
   7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;
   8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).


   «Наименование вида документа», располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.
   «Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
   Датой документа является:
   1) дата его подписания или утверждения;
   2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).
   Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.
   Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.
   «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».
   Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
   Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
   В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.
   На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
   Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
   «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».
   Место составления или издания документа.
   Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:
   С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.
   г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
   Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
   Самарская академия культуры и искусств
   Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.
   Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
   Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
   Минюст России
   Департамент информатизации и научно-технического обеспечения
   Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
   АО «Электроцентромонтаж»
   Главному бухгалтеру
   В. М. Кочергину
   Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
   При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
   Государственное учреждение
   Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
   Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
   При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
   Коваленко О. М.
   ул. Мира, д. 7, кв. 16,
   г. Липки, Советский р-н,
   Тульская обл., 301264
   Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.
   Реквизит проставляется на бланке документа справа.
   Старайтесь направлять документ конкретному лицу.
   На документе может быть указано не более четырех адресов.

   Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова
   УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)
   1) наименования должности лица, утверждающего документ;
   2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

   УТВЕРЖДЕНО
   Генеральный директор
   ООО «Гранд»
   Подпись Н. К. Климов
   01.02. 2005.

   Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.
   Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.


   Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
   При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
   При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
   Резолюция.
   Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.
   Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
   Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
   И.С. Боткину
   Подготовить проект контракта к 26.12.2005
   Подпись 12.12.2005
   Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.
   Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; «чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.
   Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
   Заголовок располагается слева над текстом документа.
   Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
   Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.
   В конце заголовка точка не ставится.
   Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
   Отметка о постановке документа на контроль.
   Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
   Существует два вида срока исполнения документа:
   1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
   2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
   В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
   «Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
   Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.
   Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:
   1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;
   2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.
   Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).
   Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.
   В письмах используются следующие формы изложения текста:
   • от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);
   • от первого лица множественного числа (просим, направляем);
   • от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).
   Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.
   Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
   Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.
   В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
   Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:
   Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
   Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
   1) федеральные органы государственной власти;
   2) в органы государственной власти субъектов РФ;
   3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
   4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
   Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:
   Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
   Приложение:
   1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.
   2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.
   Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:
   Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.
   Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.
   Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:
   Приложение № 2
   к приказу Минздрава России
   03.05.2003 № 98.
   В состав реквизита «подпись» входят:
   1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
   2) личная подпись;
   3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
   Например:
   Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов
   ЗАО «Партнер»
   или на бланке:
   Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов
   При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
   Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
   Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.
   Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.
   B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).
   Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».
   Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
   СОГЛАСОВАНО
   Генеральный директор
   ЗАО «Партнер»
   Личная подпись А.П. Рысков
   24.03.2005
   При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер
   СОГЛАСОВАНО
   Протокол собрания акционеров
   26.12.2005 № 6
   Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:
   При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.
   СОГЛАСОВАНО
   Протокол собрания акционеров
   26.12.2005 № 6
   Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.
   Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.
   Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.
   Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.
   Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:
   Директор завода «Красная заря»
   Подпись А.С. Антоненко
   29.12.2005
   Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:
   Замечания прилагаются
   Директор завода «Красная заря»
   Подпись А.С. Аноненко
   29.12.2005
   Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).
   Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
   «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.
   Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.
   Печати бывают гербовыми и простыми.
   Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.
   Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.
   Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
   Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.
   Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:
   1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);
   2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;
   3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);
   4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;
   5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);
   6) справки, подтверждающие юридический факт;
   7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);
   8) бухгалтерские документы (наряды и др.);
   9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;
   10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);
   11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках
   12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;
   13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);
   14) заявки на оборудование и т. д.;
   15) командировочные удостоверения;
   16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
   17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);
   18) штатные расписания и изменения к ним.
   Отметка о заверении копии документа.
   Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
   Верно
   Начальник отдела по связям с общественностью
   ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин
   29.12.2005
   Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.
   Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.
   «Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:
   Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
   Ю.П. Кондратьева
   248 75 39 или
   Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
   Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.
   Отметка об исполнении документа и направления его в дело.
   Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
   Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.
   Помните!
   Реквизит включает в себя:
   • слово «В дело»;
   • номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);
   • при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;
   • подпись исполнителя документа;
   • дату проставления отметки.
   Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.
   В дело 13–45 за 2005 г.
   Подпись 24.01.2005
   Направлено письмо
   23.12.2005 № 01–11/201
   В дело 7–1 Подпись 24.12.2005
   Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005
   В дело 02-7
   Подпись 24.12.2005
   Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.
   Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.
   Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.


   Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
   «Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
   Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.




Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов

   Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
   Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.
   Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.
   Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).
   Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение («Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. д.), мотивация действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения – «… В противном случае дело будет передано в арбитраж».
   Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.
   Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
   Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
   Если по тексту документа требуется привести специальные термины, то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.
   В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.
   Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.
   Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.
   Использование в деловой речи междометий не допустимо.
   Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.
   Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.
   Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.
   Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.
   Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.
   Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.
   Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».
   Употребление лексики устной речи.
   Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.
   К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.
   В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.
   Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).
   В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо.
   К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:
   1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);
   2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.
   Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.
   Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.
   Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.
   В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.
   «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.
   В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.
   В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка» (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.
   К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).
   Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.
   Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.
   В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.
   Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.
   «Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.
   Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.
   «Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.
   В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.
   Правила цитирования.
   Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:
   1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;
   2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;
   3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;
   4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.
   Употребление местоимений.
   Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…
   При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…
   С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
   Личные имена.
   В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.
   Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
   С прописной буквы пишутся:
   – индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
   – индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;
   – имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.
   Со строчной буквы пишутся:
   – имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.
   Числительные.
   Для написания числительных используют три формы:
   1. буквенную (три фотоаппарата);
   2. цифровую (10 печатных листов);
   3. буквенно-цифровую (100-тысячный).
   Буквенная форма чисел используется:
   • При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;
   • В названиях мероприятий.
   Цифровая форма чисел используется:
   • В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;
   • Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;
   • Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.
   Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.
   Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
   Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
   Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
   Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
   При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
   Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.

Глава 4. Бланки документов

   Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.
   Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
   Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
   Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
   1) 20 мм – левое;
   2) 10 мм – правое;
   3) 15 мм – верхнее;
   4) 20 мм – нижнее.
   Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
   В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.
   Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
   • общий бланк;
   • бланк письма;
   • бланк конкретного вида документа;
   • общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;
   • общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
   На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.
   При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.
   В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

РАЗДЕЛ 3
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

   Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
   Можно выделить следующие основные группы документов:
   1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
   2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
   3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
   4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
   5) коммерческие документы (контракты, договоры);
   Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
   Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
   1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
   2) сбор и анализ информации по вопросу;
   3) подготовка проекта распорядительного документа;
   4) согласование проекта документа;
   5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
   6) принятие решения (подписание документа);
   7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
   Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.
   Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.
   Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.
   Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
   Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:
   • наименование учреждения;
   • наименование структурного подразделения;
   • название вида документа (инструкция);
   • гриф утверждения;
   • дата;
   • индекс;
   • место издания;
   • заголовок;
   • подпись.
   Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
   Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).
   По основной деятельности приказы издаются при:
   • создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
   • утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
   • введение новых стандартов;
   • изменении графика работы предприятия и т. д.;
   По личному составу – при:
   • назначении работников на должность;
   • при освобождении от должности;
   • при перемещении по службе;
   • поощрениях или взысканиях;
   • уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.
   Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:
   • название вида документа (ПРИКАЗ);
   • дату (датой приказа является дата его подписания);
   • порядковый номер приказа;
   • место издания приказа;
   • индекс документа;
   • заголовок к тексту;
   • текст;
   • подпись руководителя;
   • отметку о согласовании;
   • фамилию и номер телефона исполнителя;
   Распоряжения заголовка не имеют.
   Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
   Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.
   Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.
   Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
   После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.
   Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
   В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).
   Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается ПРОПИСНЫМИ буквами), имени и отчества (печатается полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
   В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.
   Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ.
   Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом.
   Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
   Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
   Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках.
   Оформление очередных отпусков целесообразно производить без издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации, но может быть подписана кадровой службой с последующим согласованием с руководителем организации или его заместителем, курирующим вопросы кадров.
   Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по производственной деятельности – в канцелярии.
   Аналогично оформляются решения и распоряжения.
   Образец оформления приказа по основной деятельности:


   Образец оформления приказа по личному составу:


   Распоряжение – документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.
   Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
   1) Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зависимости от характера распоряжения и только для организаций, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);
   2) эмблему (товарный знак или знак обслуживания);
   3) наименование организации;
   4) название вида документа;
   5) дату и номер документа;
   6) место издания;
   7) заголовок к тексту;
   8) подпись;
   9) визы.
   Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Пример распоряжения
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 декабря 2004 г. № 1545-р

   1. Принять предложение Минсельхоза России, согласованное с Минэкономразвития России, об определении уровня цен, при котором в 2004 году начинается осуществление государственных закупочных интервенций в отношении зерна урожая 2004 года:
   – на мягкую продовольственную пшеницу 3-го класса – 3800 рублей за тонну;
   – на мягкую продовольственную пшеницу 4-го класса – 3000 рублей за тонну;
   – на продовольственную рожь группы А – 2500 рублей за тонну.
   Указанные цены включают в себя расходы, связанные с доставкой зерна до отобранных в установленном порядке организаций, осуществляющих хранение запасов интервенционного фонда сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, а также с погрузочно-разгрузочными работами, приемкой, подработкой и сушкой зерна.
   2. Определить, что в 2004 году государственные закупочные интервенции осуществляются в объеме до 4,9 млрд. рублей за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на эти цели.
   Председатель Правительства
   Российской Федерации
   М.Фрадков

   Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
   Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю».
   Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма.
   Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности предприятия, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.
   Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем предприятия или его первым заместителем.
   Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года и буквенного индекса «р». Буквенный индекс «и» проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма.

Пример указания
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УКАЗАНИЕ
от 28 апреля 2004 г. № 1425-У
О ПОРЯДКЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ
ПО СДЕЛКАМ МЕЖДУ УПОЛНОМОЧЕННЫМИ БАНКАМИ

   На основании Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле», Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и решения Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 22 апреля 2004 года № 8) Банк России устанавливает следующее.
   1. Без ограничений осуществляются следующие валютные операции по сделкам между уполномоченными банками, совершаемым ими от своего имени и за свой счет:
   1.1. операции, отнесенные к банковским операциям в соответствии с законодательством Российской Федерации;
   1.2. операции, связанные с исполнением обязательств по выплате иностранной валюты в соответствии с договорами поручительства и договорами залога, исполнение регрессных требований поручителей;
   1.3. операции, связанные с приобретением у третьих лиц – уполномоченных банков, а также с уступкой третьим лицам – уполномоченным банкам за иностранную валюту требований исполнения обязательств в денежной форме;
   1.4. операции, связанные с расчетами в иностранной валюте по договорам финансовой аренды (договорам лизинга);
   1.5. операции с внешними ценными бумагами;
   1.6. операции, связанные с осуществлением платежей в иностранной валюте по операциям с внутренними ценными бумагами и внешними ценными бумагами.
   1.7. операции, связанные с привлечением денежных средств в иностранной валюте в виде кредитов;
   1.8. операции, связанные с доверительным управлением денежными средствами;
   1.9. операции, связанные с уплатой комиссионного вознаграждения (оплатой услуг уполномоченного банка) по операциям, указанным в подпунктах 1.1–1.8 настоящего Указания.
   2. Валютные операции, не указанные в пункте 1 настоящего Указания, осуществляются уполномоченными банками в порядке, установленном для юридических лиц – резидентов, не являющихся уполномоченными банками, если иное не установлено Банком России.
   3. Настоящее Указание подлежит опубликованию в «Вестнике Банка России» и вступает в силу с 18 июня 2004 года.
   Председатель
   Центрального банка
   Российской Федерации
   С.М.Игнатьев

   Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
   Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.
   Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
   Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель – организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

   Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
   Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные.
   Реквизитами документа являются:
   1) код формы документа (07);
   2) наименование предприятия (08);
   3) наименование вида документа (10);
   4) дата документа (11);
   5) регистрационный номер документа (12);
   6) гриф утверждения документа (16);
   7) заголовок к тексту (18);
   8) текст документа (20);
   9) подпись (22);
   10) визы согласования (24);
   11) оттиск печати (25);
   12) отметка об исполнителе (27);
   13) идентификатор электронной копии документа (30).

Пример штатного расписания
Штатное расписание на 1 января 2006 года ЗАО «Бизнесконсалт»


   Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
   Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую, или организационно-нормативную.
   Работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.
   Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция). Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).
   Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
   Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.
   Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
   Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
   Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же – регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
   Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3–5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии – тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.
   Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
   Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель.

Пример должностной инструкции
   УТВЕРЖДАЮ
   Руководитель «ЗАО Бизнесконсалт»
   _________________ (А.П.Игнатьев)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря руководителя
   1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
   1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя «ЗАО Бизнесконсалт» (далее – «Общество»).
   1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
   1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно Генеральному директору Общества.
   1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
   1.5. Секретарь руководителя должен знать:
   – постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
   

notes

Примечания

Купить и читать книгу за 119 руб.

Вы читаете ознакомительный отрывок. Если книга вам понравилась, вы можете купить полную версию и продолжить читать