Назад

Купить и читать книгу за 119 руб.

Вы читаете ознакомительный отрывок. Если книга вам понравилась, вы можете купить полную версию и продолжить читать

Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

   Книга содержит образцы кадровых документов с комментариями, которые могут быть использованы работодателями предприятий, организаций и учреждений всех организационно-правовых форм собственности, в том числе индивидуальными предпринимателями, главами крестьянско-фермерских хозяйств, обязанных с 6 октября 2006 г. вести кадровое делопроизводство.


О.А. Скачкова Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

Глава 1. Основы кадровой работы

1.1. Кадровая работа в деятельности работодателя

   Кадровая работа – это ведение большого количества документации на каждого принятого наемного работника: полная информация анкетных данных, с одной стороны, строгая отчетность перед государством за предоставленную работу и нагрузку – и с другой.
   Работодателям, которые являются государственными организациями, в отличие от работодателей других организационно-правовых форм собственности, несколько проще ориентироваться в вопросах организации кадрового делопроизводства потому, что государственные организации существуют давно, и кадровое делопроизводство там хорошо отлажено. Процедура кадрового делопроизводства установлена для них давно соответствующими министерствами (ведомствами), которые рассылают в пределах своей компетенции в подведомственные организации (учреждения) приказы, распоряжения, положения, инструкции, а работодатели ведут свою деятельность, соблюдая эти нормативные правовые акты. Таким работодателям не нужно ломать голову над правильным составлением того или иного документа или долго думать о процессе организации кадрового документооборота. Труднее приходится работодателям-предпринимателям, в том числе индивидуальным предпринимателям, для которых совсем недавно введена обязанность вести трудовые книжки и кадровое делопроизводство. Почти всегда, начиная собственный бизнес, работодатель-предприниматель не является специалистом по кадровой работе. К тому же многим предпринимателям, например, работающим в малом бизнесе, бывает проблематично иметь в штате даже одного сотрудника по кадрам. Например, довольно распространенная ситуация, когда предприниматель небольшого торгового ларька нанимает одного продавца, одну неделю стоит за прилавком сам предприниматель, другую – наемный работник, и в таком случае бизнес постепенно продвигается. Малочисленный штат сотрудников могут иметь и юридические лица, например, ООО, состоящие из одного-единственного участника (ст. 7 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об ООО). Если общество учреждается одним лицом, предусмотрено в ст. 11 Закона об ООО, учредительным документом общества является устав, утвержденный одним этим лицом, и, возможно, такому лицу, имеющему статус юридического лица, нет необходимости держать большой штат сотрудников.
   Именно малочисленность сотрудников в штате часто сбивает с толку работодателя-предпринимателя: не стоит заводить какое-то там кадровое делопроизводство, так как это удел работодателей, имеющих десятки или сотни работников. Однако работа по оформлению кадровой документации должна вестись всеми работодателями в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом не имеет значения, состоит ли работодатель в трудовых отношениях только лишь с одним работником или же он содержит многочисленный штат сотрудников. Работодатели несут полную ответственность за правильность составления кадровых документов для каждого принятого работника. Кадровая работа содержит в себе различные аспекты взаимодействия работодателя и работника, и юридически правильно, когда всю их деятельность отражают не устные договоренности, которые особенно распространены у предпринимателей малого бизнеса, а официальные документы: трудовые договоры, приказы, распоряжения и т. д.
   Если работодатель не наделил полномочиями для ведения кадровой работы специального работника и осуществляет ее самостоятельно, он сам должен хорошо знать процесс ведения кадровой документации.
   Правила ведения кадровой работы одинаковы для работодателей независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.
   Образцы кадровых документов с комментариями, представленные в данной книге, касаются работодателей всех форм собственности, при этом учтена деятельность работодателей-предпринимателей, в том числе имеющих небольшой штат сотрудников.

1.2. Начало эпохи кадрового делопроизводства у индивидуального предпринимателя

   Индивидуальный предприниматель, в том числе и глава крестьянско-фермерского хозяйства (КФХ), как правило, является инициатором своего дела, и, зачастую, он сам себе бухгалтер и юрист, если не имеет возможности нанять специалиста и оплатить его труд. Он очень старается и практически успевает выполнять работу всех вместе взятых работников. Однако сегодня, согласно трудовому законодательству, индивидуальному предпринимателю необходимо вести кадровую работу.
   С 6 октября 2006 г. индивидуальные предприниматели (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должны вести трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у них больше пяти дней. Такая поправка была внесена в ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ). Если до этого стаж работы у предпринимателя подтверждался лишь трудовым договором, зарегистрированным местными властями, то с 6 октября 2006 г. отпала необходимость в регистрации таких договоров. У индивидуального предпринимателя может возникнуть вопрос: где же хранить трудовой договор? В этих целях работодателю необходимо начать ведение кадрового делопроизводства. Так сложилось, что традиционный отдел кадров является классической формой организации кадровой службы на предприятии или в организации. Если для существующих отделов кадров в организациях все просто и понятно в кадровых вопросах, то для индивидуальных предпринимателей (глав КФХ) данное делопроизводство совершенно незнакомо, и постигать его им придется с нуля.
   Почему речь идет о кадровом делопроизводстве: в новой редакции ТК РФ установлена лишь обязанность ведения трудовой книжки, может возразить предприниматель. На самом же деле ведение трудовой книжки не означает только лишь внесение записей в нее. Работа с трудовой книжкой сопряжена с оформлением многочисленных документов. Например, запись в трудовую книжку делают на основании приказа работодателя о принятии на работу сотрудника, приказ этот издают на основании трудового договора, а трудовой договор заключают согласно штатному расписанию. Все записи, сделанные в трудовой книжке, необходимо продублировать еще в одном документе – в личной карточке. Кроме того, индивидуальный предприниматель обязан вести два вида книг: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книгу движения этих же документов. Эти две книги ведутся по той причине, что трудовая книжка является документом строгой отчетности. Все эти документы являются документами кадрового делопроизводства, о них подробно рассказано в данной книге.
   Для тех, кто устроился на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 г. До введения обязанности о ведении трудовых книжек индивидуальные предприниматели подтверждали стаж работы своим сотрудникам лишь трудовым договором, зарегистрированным местными властями. Вести трудовые книжки им было запрещено положениями ТК РФ. Работники, которые пришли к индивидуальному предпринимателю на работу впервые после 6 октября 2006 г., правомерно получают запись в трудовую книжку. А каким образом должен поступить индивидуальный предприниматель по отношению к тем работникам, которые устроились работать к индивидуальному предпринимателю до 6 октября 2006 г., т. е. уже определенное время работали у него и продолжают работать? Никаких пояснений насчет таких ситуаций в ТК РФ нет. Однако индивидуальный предприниматель все-таки должен внести записи о приеме на работу в трудовые книжки вышеуказанных работников. Об оформлении трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», есть письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Работодателям – индивидуальным предпринимателям, в том числе и главам КФХ, необходимо исполнить те рекомендации, которые даны в этом письме. В письме говорится о том, что с вступлением в силу с 6 октября 2006 г. Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», предприниматели получают право вести трудовые книжки работников и заключать коллективные договора. Однако законодатель не утвердил переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона. По нашему мнению, в трудовую книжку работника в этом случае следует внести запись о приеме на работу работника со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это в интересах работника. Соответственно в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября, в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания.
   Итак, индивидуальный предприниматель после 6 октября 2006 г. должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника, который устроился к нему работать до указанной даты. Если эту запись индивидуальный предприниматель не сделает, то и запись об увольнении в последующем он не имеет права сделать. По данному вопросу у индивидуальных предпринимателей возникает следующий вопрос: так как запись в трудовую книжку вносят на основании приказа о принятии на работу, а такой приказ индивидуальный предприниматель не издавал, так как он принимал работника до 6 октября в соответствии с прежней редакцией ТК РФ, т. е. он только регистрировал трудовой договор соответствующим образом, то на каком основании теперь можно произвести запись в трудовой книжке? Напомним, что после оформления трудового договора работодатель обязан издать приказ о принятии на работу, независимо от того, надо было или не надо было заводить трудовую книжку. Поэтому приказ о принятии работника на работу должен был быть издан работодателем тогда, когда индивидуальный предприниматель принимал соответствующего работника, даже если это было до 6 октября 2006 г. Приказ о принятии работника должен быть издан работодателем тогда, когда индивидуальный предприниматель взял кого-либо на работу, даже если это было до 6 октября 2006 г. И если нет такого приказа, это означает, что данный индивидуальный предприниматель нарушил трудовое законодательство. И ему повезло, что до сих пор не проверяла инспекция по труду, иначе он был бы наказан за отсутствие такого приказа.

1.3. Кто относится к кадровым работникам?

   В привычном понимании кадровый работник – это специалист по кадровой работе, который получил соответствующее образование. Такие работники ценятся, так как они нужны каждому работодателю. Однако в настоящее время, когда все большее количество людей становятся предпринимателями, кадровыми работниками на практике являются сами работодатели, если они лично осуществляют прием работников и самостоятельно ведут документацию, а не только специалисты кадрового делопроизводства, получившие профессиональные знания в данной области. Предприниматель имеет полное право осуществлять самостоятельное ведение документации. И таких работодателей на настоящий день в нашей стране немало. Поэтому условимся в том, что все категории лиц, занимающиеся у работодателя кадровой работой, будут называться нами «кадровыми работниками», или «кадровиками», будь это сам предприниматель, лично осуществляющий прием работников, или сотрудник отдела кадров. В настоящее время существуют и другие названия кадровиков, например, «специалист по персоналу», «специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом».

1.4. Ответственность работодателя за ведение кадровой работы

   Судьба работника, который в будущем, достигнув пенсионного возраста, начнет оформлять государственную пенсию, находится в руках того или иного работодателя. Очень часто безответственное ведение кадровых документов (или неоформление вообще никаких документов, что процветает в предпринимательской среде) со стороны работодателя приводит к тому, что, отдав работе всю свою жизнь, работник на склоне лет вынужден нести моральные и денежные потери во время оформления пенсии.
   В последнее время все большее количество людей начинают свое дело, и, нанимая работников, становятся работодателями. Но, зачастую, они видят в работниках прежде всего только инструмент для получения собственных доходов, нисколько не задумываясь о том, что из-за неправильно оформленных кадровых документов могут пострадать люди. Работодатель, возможно, подумает: «Не мое дело, что когда-то кто-то будет страдать, для меня это сейчас неважно». Однако уже сегодня и сейчас сам работодатель может быть наказан, если он неправильно ведет кадровое делопроизводство или вовсе его не ведет. И выявляется это в ходе плановых (и внеплановых) проверок инспекцией по труду, а также жалоб в соответствующие инстанции со стороны работников. Нарушая трудовое законодательство, работодатель (независимо от формы собственности) подвергает себя риску быть оштрафованным или дисквалификацированным. Это предусмотрено ст. 5.27. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (КоАП РФ) «Нарушение законодательства о труде и об охране труда»:
   1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 тыс. до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
   2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
   Необходимо отметить, что за нарушение установленных требований к составлению и ведению кадровой документации не только работодатель, но и должностное лицо, выполняющее кадровое делопроизводство, может нести следующие виды ответственности: дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую и уголовную. Поэтому кадровик обязан отдавать себе отчет о последствиях неправильного оформления кадровой документации. Этой теме посвящена гл. 62 ТК РФ «Ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права». За какие действия привлекают к тому или иному виду ответственности? Кадровых работников привлекают к дисциплинарной ответственности за неисполнение, ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Статья 193 ТК РФ определяет порядок применения дисциплинарных взысканий, а ст. 194 ТК РФ – порядок снятия дисциплинарных взысканий. К материальной ответственности кадрового работника привлекают согласно гл. 38 и 39 ТК РФ. К административной ответственности, в соответствии с КоАП РФ, как уже говорилось выше, привлекаются руководители и иные должностные лица организаций за нарушение законодательства о труде и охране труда. Уголовная ответственность руководителей и иных должностных лиц за нарушение законодательства о труде и охране труда наступает в случаях, определенных ст. 145 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) «Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, по этим мотивам – наказываются штрафом в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов».

1.5. Схема кадровой работы

   Если работодатель считает, что кадровая работа начинается с оформления трудового договора с работником, он глубоко ошибается. На самом деле, кадровая работа начинается задолго до принятия работника на работу. До начала приема на работу сотрудников, работодатель должен тщательно подготовиться к ведению кадрового дела. Следует напомнить, что принципы организации кадровой работы для индивидуальных предпринимателей такие же, как и для юридических лиц.
   Трудовой кодекс и другие нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, регулируют порядок действий работодателя по организации и ведению кадровой документации. Например, в ст. 15 ТК РФ установлено, что трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
   Начинающие работодатели, независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, могут осуществлять кадровое делопроизводство по следующей примерной схеме:
   1) разрабатывают и утверждают локальные нормативные акты:
   – положение об отделе кадров (специального приказа по его введению в действие не требуется);
   – инструкцию по кадровому делопроизводству, которая вводится в действие изданием приказа;
   – другие нормативные акты;
   2) производят финансово-экономическое обоснование перечня должностей, которые необходимы для успешной деятельности организации;
   3) составляют штатное расписание;
   4) издают приказ о введении в действие штатного расписания;
   5) составляют должностную инструкцию к каждой штатной должности на основании предварительно разработанного и утвержденного работодателем локального нормативного акта – Положения о должностных инструкциях (см. статьи «Должностная инструкция» в гл. 4, «Локальные нормативные акты» в гл. 2);
   6) разрабатывают бланк трудового договора, используемого в деятельности конкретного работодателя;
   7) подготавливают: табели учета рабочего времени, платежные и расчетные ведомости на выплату зарплаты, расчетные листки (они содержат сведения о начислении денег, об удержании и ежемесячно должны выдаваться работнику на руки. Разрабатываются работодателем самостоятельно (унифицированной формы нет);
   8) запасают достаточное количество бланков трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
   9) подготавливают для ведения следующие две книги:
   – приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (Приложение № 2 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
   – книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Инструкции (Приложение № 3 к вышеуказанной);
   10) заготавливают бланки личных карточек;
   11) заводят журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и др.;
   12) осуществляют прием работников, состоящий сначала в предварительном собеседовании работодателя и работника об условиях трудовых отношений;
   13) предлагают работнику (в случае соглашения обеих сторон о заключении трудового договора) пройти предварительное медицинское обследование, предшествующее заключению трудового договора;
   14) заключают трудовой договор (при положительном результате медицинского обследования), однако до момента подписания трудового договора дают прочесть работнику для ознакомления локальные нормативные акты (должностную инструкцию, правила внутреннего распорядка и др.).
   Примечание: написания работником заявления о приеме на работу, в соответствии с ТК РФ, не требуется, но если такое заявление написано – нарушений законодательства нет;
   15) издают приказ (распоряжение) о приеме на штатную должность конкретного работника на основе трудового договора. Этот приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора;
   16) заполняют личную карточку и трудовую книжку в 5-дневный срок;
   17) ставят работника на учет в соцстрахе в 10-дневный срок.
   Необходимо отметить, что представленная схема отражает лишь примерную, наиболее общую схему кадровой работы, которая включает и другие аспекты делопроизводства, такие, как архивное дело, государственную статистическую отчетность, подробнее эти вопросы будут рассмотрены в соответствующих главах.
   Все документы и образцы к вышеуказанным кадровым документам представлены в отдельных главах данной книги согласно ее содержанию.

1.6. Нормативные правовые акты в области кадровой документации

   Кадровую документацию ведут в соответствии с перечнем разрешенных к применению документов, регламентированных Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299). ОКУД – это тот документ, благодаря которому кадровик не будет сомневаться в правомерности применения им на практике того или иного документа.
   В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) разработан и утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие 1 июля 2003 г. В ГОСТе установлены требования, которые относятся к оформлению следующих документов: постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др. Требования ГОСТа относятся также и к оформлению кадровых документов. Надо отметить, что указания данного стандарта являются рекомендуемыми, поэтому работодатели, опираясь на этот нормативно-правовой акт, имеют возможность формировать у себя индивидуальные правила и процедуры ведения кадрового делопроизводства, которые можно отразить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.
   Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» регламентированы формы документов, которые должны применяться в кадровой работе.
   С 1 января 2004 г. введены в действие трудовые книжки нового образца. Разработаны Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Данные Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
   Действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
   Введен Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утв. приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»).
   Работодателям необходимо принять во внимание тот факт, что Министерство труда преобразовано в Министерство здравоохранения и социального развития РФ. Но многие постановления Минтруда России остаются действующими.
   Кроме трудовой книжки на каждого работника должна вестись личная карточка. Об этом сказано в п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках»: в личной карточке формы Т-2 повторяются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и с каждой такой записью работодатель обязан ознакомить сотрудника под расписку в личной карточке.
   Личная карточка имеет строго определенную форму. Утверждены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированные формы № Т-2, № Т-2 ГС (МС), предназначенные для государственных служащих, а также учетная карточка научного, научно-педагогического работника формы № Т-4.
   Сведения о сроках хранения кадровой документации содержатся в Перечне типовых управленческих документов (далее – Перечень), образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). Перечень составлен в соответствии с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов. Кроме определения сроков хранения того или иного документа, Перечень используют еще и при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
   В кадровой работе необходимо пользоваться квалификационными справочниками, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»:
   – ЕТКС: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (в соответствии с указанным выше постановлением Правительства РФ Министерство труда РФ своим постановлением от 9 февраля 2004 г. № 9 утвердило Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;
   – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным постановлением Минтруда России от 22 апреля 2004 г. № 51 «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики отдельных категорий работников Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» во исполнение вышеназванного постановления Правительства РФ № 787;
   – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Изданы также и другие нормативные правовые акты:
   – ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), принят постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
   – ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

1.7. Кадровые документы, которые составляются на бланках

   Документы в соответствии с требованиями законодательства изготавливают на бланках, модель которых составлена на основании положений нормативного акта – ГОСТ Р 6.30-2003.
   Бланки документов положено делать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. ГОСТом Р 6.30-2003 установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Бланк документа – это набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и идентифицирующих автора официального письменного документа. Перечень реквизитов, употребляемых при составлении документов, содержится в ГОСТ Р 6.30-2003:
   1) 01 – Государственный герб Российской Федерации (данный реквизит проставляют только на документах, издаваемых Правительством РФ и подведомственными ему министерствами и ведомствами, обычные организации не вправе проставлять этот реквизит на своих документах);
   2) 02 – герб субъекта Российской Федерации (используют на документах, издаваемых правительствами субъектов РФ, например, правительством Саратовской области; обычные организации также не вправе проставлять этот реквизит на своих документах);
   3) 03 – эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания (помещают на бланках организаций – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – в соответствии с уставом (положением об организации));
   4) 04 – код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
   5) 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица или основной государственный регистрационный номер (ОГРНИП) для индивидуального предпринимателя (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);
   6) 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
   7) 07 – код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));
   8) 08 – наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах);
   9) 09 – справочные данные об организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.);
   10) 10 – наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000));
   11) 11 – дата документа (время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования);
   12) 12—регистрационный номер документа (состоит из его порядкового номера, присвоенного в организации);
   13) 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ);
   14) 14 – место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»);
   15) 15 – адресат (то лицо (лица), которому адресуется документ: организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица; документ не должен содержать более четырех адресатов);
   16) 16 – гриф утверждения документа (придает нормативный или правовой характер его содержанию);
   17) 17 – резолюция (состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержит принятое им решение);
   18) 18 – заголовок к тексту (кратко излагает его содержание);
   19) 19 – отметка о контроле;
   20) 20 – текст документа (информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа);
   21) 21 – отметка о наличии приложения;
   22) 22 – подпись (собственноручная роспись полномочного должностного лица);
   23) 23 – гриф согласования документа (выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием);
   24) 24 – визы согласования документа (выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа);
   25) 25 – оттиск печати (заверяет подлинность подписи должностного лица на документах);
   26) 26 – отметка о заверении копии (личная подпись должностного лица, заверившего копию документа; по усмотрению организации допускается заверять печатью);
   27) 27 – отметка об исполнителе (включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона);
   28) 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ);
   29) 29 – отметка о поступлении документа в организацию (содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости – часы и минуты);
   30) 30 – идентификатор электронной копии документа (отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации).
   Ознакомившись с основными реквизитами, специалист по ведению делопроизводства должен знать, что бланк документа содержит постоянную часть реквизита документа, которая является неизменяемой и наносится при его изготовлении, а также переменную часть реквизита документа, которая является изменяемой частью реквизита документа и вносится в бланк документа при его заполнении. В нижеприведенных примерах можно посмотреть, в каком месте бланка расположена постоянная часть реквизита документа, а в каком – переменная. На практике традиционно используют два варианта бланков – угловой и продольный (в зависимости от расположения реквизитов, согласно ГОСТу Р 6.30-2003).

   



   Как видно из примеров, постоянная часть реквизита документа расположена в верхнем поле бланка. Ниже постоянной части реквизита находится переменная часть, но в данных примерах она пуста. В переменной части бланка пишут самые разнообразные тексты документов: тексты постановлений, распоряжений, приказов, решений, писем в сторонние организации и т. д. Вот как выглядит документ с заполненной переменной частью реквизита (см. ниже).


   В примерах показан внешний вид документов: расположение реквизитов и текста. На самом деле, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, каждый лист документа должен иметь поля не менее:
   20 мм – левое;
   10 мм – правое;
   20 мм – верхнее;
   20 мм – нижнее.
   Итак, оформлением документа является проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Каждая организация – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель – разрабатывает свои бланки с собственными реквизитами и использует их в своей деятельности.
   Однако сегодня не все документы следует составлять на банках, которые мы рассмотрели. Например, если приказ о принятии работника раньше писали на таких бланках, то сейчас для такого приказа существует форма установленного образца, так называемая унифицированная форма, которая введена в действие в 2004 г. Это форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», утвержденная постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным постановлением введены также и другие унифицированные формы приказов (см. в следующей статье «Унифицированные формы документов»).
   Для составления многих других видов документов (не только приказов) в последнее время введены унифицированные формы документов и постепенно исключаются из обращения неунифицированные формы.

1.8. Унифицированные формы кадровых документов

   В настоящее время продолжается работа по унификации документов. Унификацию осуществляют в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Согласно законодательству унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
   Унифицированные системы документации постоянно совершенствуются. В настоящее время созданы системы:
   – организационно-распорядительной документации;
   – первичной учетной документации;
   – банковской документации;
   – финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
   – отчетно-статистической документации;
   – учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
   – документации по труду;
   – документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
   – внешнеторговой документации.
   Перечень унифицированных документов, составляющих эти системы, находится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Однако в ОКУД только лишь перечислены наименования форм, в нем нет образцов унифицированных форм. Образцы унифицированных форм содержатся в соответствующих альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а сами альбомы – Федеральной службе государственный статистики (Росстате), на который постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложена обязанность разрабатывать и утверждать эти альбомы. Организации имеют право приобретать эти альбомы в Госкомстате России на договорной основе.
   Рассматривая список кадровой документации, надо отметить, что в настоящее время утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» следующие унифицированные формы:
   1) № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
   2) № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
   3) № Т-2 «Личная карточка работника»;
   4) № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
   5) № Т-3 «Штатное расписание»;
   6) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
   7) № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
   8) № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
   9) № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
   10) № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
   11) № Т-7 «График отпусков»;
   12) № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
   13) № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
   14) № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
   15) № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
   16) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
   17) № Т—11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
   18) № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;
   19) и другие унифицированные формы.

Глава 2. Локальные нормативные акты

2.1. Понятие локальных нормативных актов

   Статья 68 ТК РФ устанавливает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Что означает понятие «локальные нормативные акты», о котором речь идет в ТК РФ? Локальные нормативные акты – это внутренние документы, которые работодатели принимают самостоятельно в пределах своей компетенции и которые имеют юридическую силу только в рамках деятельности конкретного работодателя. Принимаемые работодателем локальные нормативные акты действуют в отношении работников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ч. 4 ст. 13 ТК РФ).
   Право принятия локальных трудовых актов, содержащих нормы трудового права, работодатели всех организационно-правовых форм и форм собственности (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Однако ТК РФ не содержит перечня локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Это могут быть положения, приказы, инструкции и т. д. О конкретных локальных нормативных актах, содержащих нормы трудового права, вы узнаете в процессе прочтения данной книги. По правилам, введенным ТК РФ, локальный нормативный акт должен учитывать мнение представительного органа работников, но если такого органа нет и не будет у работодателя, имеющего всего одного – нескольких работников, то работодатель имеет право на самостоятельную разработку такого локального трудового акта и единоличное его утверждение. Локальные нормативные акты, согласно ТК РФ, принимаются работодателем единолично:
   1) без учета чьего-либо мнения и без согласования (если они по законодательству не требуются);
   2) с учетом мнения представительного органа работников (выборного профсоюзного органа либо других органов, уполномоченных работниками);
   3) по согласованию с представительным органом работников.
   В целях соблюдения единых правил ведения документации в рамках деятельности конкретного работодателя целесообразно принять Инструкцию по делопроизводству, которую нужно составить в начале деятельности работодателя. Инструкция по делопроизводству призвана упорядочить ведение документации во всех сферах деятельности конкретного работодателя.
   Работодателю также следует уделить внимание другим локальным нормативным актам, которые будут способствовать успешной работе: правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору, инструкции по заполнению трудовых книжек, правилам ведения трудовых книжек, правилам по охране труда, положению о премировании работников, положению об отпусках, положению о порядке обработки персональных данных и т. д. Так, например, работодателю целесообразно принять Положение о порядке обработки персональных данных, так как ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников.
   Персональные данные – это информация, касающаяся конкретного работника, которую получает работодатель в связи с трудовыми отношениями. Обработку персональных данных работодатель производит в виде документированной информации, включающей получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений.
   Для упорядочения ведения кадрового делопроизводства особо нужно уделить внимание разработке Положения об отделе кадров и Инструкции по кадровому делопроизводству. Для эффективного составления трудовых договоров можно принять такой локальный трудовой акт, как Положение о должностных инструкциях.
   Локальный нормативный акт вступает в силу, согласно ст. 12 ТК РФ, со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
   До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работников (под роспись) с действующими в организации локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

2.2. Положение об отделе кадров

   Для того чтобы заложить эффективную систему и методы руководства и управления специалистами по кадровой работе, работодатель может разработать локальный нормативный акт – Положение об отделе кадров. Названное Положение определяет цели и задачи кадровой службы, порядок ее деятельности. На его основании проще организовать работу кадровой службы. Если у работодателя есть в штате кадровые работники и юрисконсульт, то он может дать им задание разработать названное Положение, так как они являются профессионалами. Если работодатель не имеет вышеуказанных работников, но он собирается организовать кадровую службу, то он сам может разработать такое Положение. Положение об отделе кадров имеет общую структуру (см. приложение 1 к данной главе). Образец Положения приведен в приложении 2. Положение о кадровой службе должно быть утверждено руководителем организации. Когда на этом документе будет стоять гриф «Утверждено», то это означает, что Положение имеет юридическую силу, и для введения его в действие никаких дополнительных приказов издавать не нужно. Затем этот акт дают для прочтения всем сотрудникам отдела кадров, которые должны поставить на нем визу ознакомления.

   Приложение 1

   Приложение 2
   1. Общие положения

   1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
   1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
   1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
   1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
   1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
   1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
   1.7. Структура и штат Отдела утверждаются генеральным директором Организации.
   1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

   2. Основные задачи

   2.1. Подбор и расстановка кадров.
   2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
   2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
   2.4. Повышение квалификации работников.
   2.5. Проведение аттестации.
   2.6. Формирование кадрового резерва.
   2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
   2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

   3. Функции

   3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
   3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
   3.3. Разработка штатного расписания.
   3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
   3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
   3.6. Ведение учета личного состава работников Организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
   3.7. Документальное оформление служебных командировок.
   3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
   3.9. Ведение учета работающих в Организации военнообязанных.
   3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
   3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
   3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в Организации.
   3.13. Организация и участие в аттестации работников.
   3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
   3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
   3.16. Организация табельного учета.

   4. Права

   Отдел имеет право:
   4.1. Получать от структурных подразделений Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
   4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
   4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
   4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
   4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
   4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
   4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

   5. Ответственность

   5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
   5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
   5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
   5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
   5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
   5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
   5.3. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

   6. Взаимоотношения. Служебные связи

   Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
   6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
   6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
   6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
   6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

   7. Порядок внесения изменений и дополнений

   7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

2.3. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

   Кроме Положения об отделе кадров для кадровой службы можно разработать еще один локальный нормативный акт, который называется Инструкцией по ведению кадрового делопроизводства. У этого документа иное назначение: в нем устанавливаются единые правила ведения кадрового делопроизводства и содержатся образцы бланков кадровых документов. Это необязательный документ, и он вводится в действие на усмотрение самого работодателя. Однако наемные работники устраиваются на работу, увольняются, затем принимаются новые, и, как известно, кадровых проблем у работодателя всегда хватает. Инструкция уменьшит эти проблемы, повысит эффективность ведения кадрового делопроизводства. Не имеет значения, есть ли у работодателя такое структурное подразделение, как отдел кадров, или же он может себе позволить оплачивать работу всего лишь одного специалиста по персоналу, но предписанию Инструкции будет подчиняться каждый выполняющий кадровую работу сотрудник. Например, работодатели, имеющие небольшой штат работников, в отличие от крупных организаций, не ведут журнал приема работников, журнал увольнения, журнал учета отпусков и т. п. В Инструкции по кадровому делопроизводству можно закрепить обязательность ведения таких журналов, так как их наличие облегчает работу кадровиков. Журналы будут содержать постоянную и четкую информацию о работниках, они помогают в составлении различных статистических справок и т. п. Таким образом, благодаря Инструкции кадровая документация всегда будет вестись в строго определенном порядке, документы будут лежать там, где им следует, независимо от человеческого фактора, присутствующего у каждого конкретного работника. Новичок в кадровой работе или опытный работник, привыкший на предыдущем месте работы к иному ведению кадрового делопроизводства, у конкретного работодателя будет исполнять предписание Инструкции именно этого работодателя.
   Инструкция содержит:
   1) перечень нормативно-правовой базы, которая необходима для проведения той или иной процедуры;
   2) перечень формируемых «дел»;
   3) последовательный перечень действий при оформлении документации;
   4) образцы документов: приказов, распоряжений, журналов учета и т. д.;
   5) порядок действий при решении проблемных ситуаций.
   В нашей книге нет образца Инструкции по ведению кадрового делопроизводства по той причине, что в нее целесообразно включить все образцы кадровых документов, которые мы рассматриваем на протяжении всей книги в отдельных главах с комментариями. Работодатель без труда может составить Инструкцию самостоятельно, пользуясь образцами кадровых документов, приведенных в нашей книге, при этом он по своему усмотрению решает, какой образец включать, а какой не включать в этот документ.
   Примерная структура Инструкции:
   1) Общие положения.
   2) Основные понятия.
   3) Основная часть.
   4) Заключительные положения.
   5) Приложение.
   В разделе 1 «Общие положения» отражают: цели, задачи, нормативно-правовую базу, которой руководствуются при разработке данного локального трудового акта, указывают лицо (лица), на которых распространяется данный нормативный правовой акт и т. д.
   В разделе 2 «Основные понятия» уточняют понятия и термины, которые будут использоваться в тексте Инструкции.
   Раздел 3 «Основная часть» обычно самый объемный по написанию, так как в нем определяют основные процедуры кадрового делопроизводства, для каждой из которых подробно расписывают подробный порядок действий. Основные процедуры включают: прием на работу, перевод (постоянный, временный), совместительство, совмещение, командировка, отпуск, наложение дисциплинарного взыскания, увольнение (по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срочного трудового договора, по сокращению штатов, по иным статьям ТК РФ и других нормативных правовых актов, предусматривающих основания для увольнения и т. д.). Те виды трудовых отношений, которые не используются конкретным работодателем, например, совмещение, замещение, отсутствие командировок и т. п., можно не включать в Инструкцию. В «Основной части» необходимо определить процедуру увольнения. Увольнение, как известно, бывает по разным основаниям: по собственному желанию, за разглашение служебной или коммерческой тайны, в связи с признанием полностью нетрудоспособным, в случае выхода на пенсию по инвалидности и т. д. Причем по каждому из оснований надо определить порядок действий при увольнении, поскольку он различается.
   Раздел 4 «Заключительные положения» обычно предусматривает: меры ответственности должностных лиц за несоблюдение Инструкции (например, наложение дисциплинарного взыскания), порядок вступления данного документа в силу, порядок введения изменений и дополнений в данный документ в связи с изменением законодательства.
   Раздел 5 «Приложения» содержит образцы кадровых документов, например, журнал регистрации приказов, журнал регистрации о прекращении действия трудового договора, формы уведомления, приказов и т. д.
   Инструкцию вводят в действие приказом работодателя (см. приложение 3 к данной главе).

   Приложение 3

Глава 3. Штатное расписание

3.1. Понятие штатного расписания

   После экономическо-финансового обоснования необходимости введения той или иной должности (должностей) можно приступить к составлению штатного расписания. Штатное расписание регламентировано ст. 15 и 57 ТК РФ. Штатное расписание – это внутренний документ работодателя, в котором отражают численный состав постоянных работников, наименование должностей и размеров должностных окладов. В штатное расписание должны включаться все должности, независимо от того, какой вид трудового договора (срочный или на неопределенный срок) будет заключен с лицами, которые будут приняты на эти должности. Нет смысла вносить в штатное расписание должности, которые понадобятся работодателю для выполнения разовых, случайных или определенного вида работ, например, оказать услуги консультантов, экспертов. Работников, привлекаемых к подобным работам, называют внештатными и оформляют на условиях гражданско-правовых договоров. Надо сказать, что понятия «внештатный работник» в ТК РФ нет, его употребляют в бытовом разговоре.
   Составлять штатное расписание необходимо по форме Т-3. Это унифицированная форма, рекомендованная постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Грамотно и правильно оформить штатное расписание помогут Указания по заполнению формы Т-3 (см. приложение 4 к данной главе).
   Утверждают штатное расписание изданием приказа, подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
   После утверждения штатного расписания в соответствующем приказе составляют должностные инструкции (см. главу 4 «Должностная инструкция») к каждой должности и начинают принимать работников.

   Приложение 4

   Приложение 5
Указания по заполнению формы Т-3
   Выдержки из постановления Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
   Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
   При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
   В графе 5 «Тарифная ставка (оклад)» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочее в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
   В графах 6–8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочее), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
   При невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и прочее) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
   Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
   Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
   Приложение 6

   Приложение 7

   Приложение 8

   Приложение 9

Глава 4. Должностная инструкция

4.1. Должностная инструкция – документ, разрешенный к применению

   После того как составлено и утверждено приказом работодателя штатное расписание, можно приступить к разработке должностной инструкции по каждой штатной должности. Назначение должностной инструкции – закрепление перечня обязанностей и прав работника. Однако вы можете изучить весь ТК РФ – основной закон, регулирующий трудовые отношения, но не найдете там такого понятия, как должностная инструкция. ТК РФ не предусматривает обязательность составления должностной инструкции. Тогда откуда всем гражданам так близко знакомо понятие должностной инструкции? Всеобщее знание о данном документе пришло к нам из прежнего трудового законодательства и из практики деятельности государственных учреждений и организаций. Государственные учреждения до сей поры выполняют требования вышестоящих организаций (министерств и ведомств), следуя их положениям о должностных инструкциях. Примером может служить приказ МНС России от 20 ноября 2003 г. № БГ-3-25/640@ «Об утверждении типовых положений отделов и типовых должностных инструкций на руководящий состав и начальников отделов межрегиональной инспекции МНС России по федеральному округу». Если, заглянуть в другие помимо ТК РФ нормативные правовые акты, то оказывается, что должностная инструкция является документом, разрешенным законодательством к применению. Сведения об этом содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД). Кроме того, срок хранения должностной инструкции (75 лет) отражен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.
   У читателя может возникнуть вопрос: если нет необходимости, согласно ТК РФ, в составлении должностной инструкции, зачем автор предлагает работодателям приступить к ее разработке? Дело в том, что в трудовом договоре предписывается (ст. 57 ТК РФ) излагать трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, а также конкретный вид поручаемой работнику работы, который означает выполнение определенных обязанностей работником. Однако, кроме обязанностей, существуют и права. В трудовой договор по соглашению сторон, как установлено в ст. 57 ТК РФ, могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Сразу можно подумать, что права и обязанности могут включаться, а могут и не включаться в трудовой договор. Однако в ст. 57 ТК РФ также предусмотрено, что невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. Поэтому, чтобы изначально было все четко и ясно, в трудовом договоре надо прописать права и обязанности работника. На практике же бывает так, что в трудовом договоре необходимо изложить довольно широкий перечень прав и обязанностей работника, который занимает очень много места в тексте трудового договора. При этом текст трудового договора становится громоздким и неудобным при изложении других необходимых условий договора. Не каждый человек имеет способность запомнить и усвоить большое количество информации, изложенной в одном документе, что в последующем приводит к непониманию между работником и работодателем. Эту проблему решить несложно. К трудовому договору можно правомерно оформить приложение, называемое должностной инструкций, на которую делают ссылку в трудовом договоре. В должностной инструкции можно очень подробно изложить перечень должностных обязанностей. А прочтение и восприятие содержания трудового договора становятся более удобными, понятными, запоминаемыми.

4.2. Должностная инструкция – локальный нормативный акт

   Должностная инструкция – это локальный нормативный акт работодателя (ст. 8 ТК РФ). Кадровику необходимо знать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, например, для Иванова А.С., а для конкретной должности, например, для должности бухгалтера, на которую может быть принят Иванов или Петров, или еще кто-то. Применение должностной инструкции, являющейся составной частью трудового договора и в то же время отдельным юридическим документом, имеет много достоинств. В должностной инструкции можно не только четко зафиксировать обязанности, но и отразить права и профессиональную ответственность работника, особенности организации производства, труда и управления. Работник, подписывая не один трудовой договор, а два документа (трудовой договор и должностную инструкцию), серьезнее понимает свою ответственность перед работодателем. С другой стороны, если работодатель заставляет работника заниматься не теми обязанностями, которые подробно отражены в должностной инструкции, работнику легче отстоять свои права. Работодатель, имея в делопроизводстве должностные инструкции, также использует их в разрешении трудовых конфликтов с работниками. На основании должностной инструкции он может наложить дисциплинарное взыскание, уволить работника в период испытательного срока. Используют должностную инструкцию и при проведении сокращения численности или штата сотрудников, и при перемещении работника на другую должность, и при временном исполнении обязанностей по должности, а также при проведении аттестации, в судебных разбирательствах.

4.3. Положение о должностной инструкции

   Для того чтобы должностная инструкция стала обязательным документом, применяемым в деятельности конкретного работодателя, ему нужно разработать локальный трудовой акт, который называется Положением о должностных инструкциях. Положение должно содержать инструкцию о порядке и правилах составления должностной инструкции. В Положении необходимо обозначить должностное лицо, которое обязано заниматься разработкой должностных инструкций к штатным должностям. Таким лицом может быть кадровый работник или руководители функционирующих структурных подразделений, в структуру которых предполагается вводить новые должности, поскольку они лучше всего знают специфику своей сферы деятельности. Данную обязанность, кстати, следует также отразить и в самой должностной инструкции к должности кадрового работника или иного лица, которому предназначено заниматься разработкой должностных инструкций. Надо сказать, что не каждый специалист своего дела является специалистом по составлению должностной инструкции.
   Положение о должностной инструкции должно служить для них руководством по разработке должностной инструкции. Положение должно быть составлено так, чтобы разработчику инструкции было достаточно знаний для того, чтобы грамотно составить должностную инструкцию. В Положении должно быть подробно изложено, какие действия будет осуществлять разработчик должностной инструкции при составлении должностных обязанностей работника. Например, как он будет использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).
   Наемные работники приходят и уходят, а единые правила, закрепленные в данном Положении, остаются в деятельности работодателя надолго. Если работодатель, например, индивидуальный предприниматель, самостоятельно занимается приемом на работу, то самому работодателю и придется разрабатывать указанный документ. Такому предпринимателю не надо пренебрегать и отказываться от разработки Положения о должностной инструкции и от составления должностных инструкций к должностям. Что с того, что в штате работодателя один-два сотрудника, они же наемные и могут увольняться. На вакантное место будут приходить новые сотрудники, а Положение о должностных инструкциях и должностные инструкции к должностям будут действовать постоянно, независимо от того, кто будет занимать штатную единицу: Иванов или Петров, или Сидоров и т. д. Требования, изложенные в локальных трудовых актах, над которыми однажды потрудился работодатель, будут применяться к каждому новому работнику и принесут предпринимателю только пользу и удобство в работе.
   Используя в своей деятельности Положение о должностных инструкциях и разрабатываемые на его основе должностные инструкции, работодатель закладывает успешную систему и методы руководства и управления персоналом, определяет меры определенного поведения работника в соответствии с законодательством Российской Федерации, обосновывает рациональное разделение и организацию профессионального труда.

4.4. Разрабатываем на практике должностную инструкцию

   «Каждой штатной должности – должностная инструкция» – вот девиз для разработчика должностной инструкции. При разработке должностной инструкции кадровик должен руководствоваться локальным трудовым актом работодателя – соответствующим Положением о должностных инструкциях, в котором содержатся рекомендации по разработке должностной инструкции. Разработчик должен понимать задачи конкретной должности, которая введена штатным расписанием, для которой он обязан разработать должностную инструкцию.
   Задачами должностной инструкции являются:
   1) правильный подбор, расстановка и использование кадров;
   2) определение содержания выполняемых трудовых функций работников;
   3) определение мер требовательности работодателя к дисциплине работника, а также к его должностной компетентности и должностной ответственности;
   4) обеспечение единства при определении должностных обязанностей для группы должностей;
   5) разграничение функций, полномочий и ответственности между работниками. Должностная инструкция имеет единую структуру построения, которую разработчик может взять за основу.
   Подробная структура должностной инструкции.
   В верхней части инструкции указывают полное наименование организации (предприятия), его организационно-правовую форму. Здесь также располагают сведения, когда и кем (руководителем или иным должностным лицом, уполномоченным утверждать должностные инструкции) утверждена инструкция, подпись (и ее расшифровку) лица, утвердившего документ.
   Далее пишут текст о том, в соответствии с какой нормативно-правовой основой разработана и утверждена данная конкретная должностная инструкция. Это делают в короткой преамбуле перед разделом 1 инструкции.
   После преамбулы располагают следующие пять разделов, которые являются текстом должностной инструкции:
   раздел I. «Общие положения»;
   раздел II. «Функции работника»;
   раздел III. «Должностные обязанности работника»;
   раздел IV. «Права работника»;
   раздел V. «Ответственность работника».
   Рассмотрим подробнее содержание всех разделов должностной инструкции. Раздел I должностной инструкции «Общие положения» содержит следующие сведения: квалификационные требования; профессиональные знания; схема взаимодействия с другими работниками, подразделениями и организациями; непосредственная подчиненность работника, наличие и состав подчиненных, порядок замещения, возможность совмещения должностей и функций; порядок назначения и освобождения от должности; нормативные документы, регулирующие деятельность работника. Работодатель имеет право делать исключения для лиц, не имеющих специальной подготовки или стажа работы, но имеющих достаточный практический опыт и стремление выполнять качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, установленные требованиями к квалификации. Он может назначать таких лиц на соответствующие должности так же, как и лиц, которые имеют специальную подготовку и стаж работы.
   Раздел II «Функции работника» должен содержать перечень основных функций должностного лица.
   Раздел III «Должностные обязанности работника» располагает данными о конкретных видах работ, выполняемых работником. Здесь также указывают обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению его руководителя.
   В разделе IV «Права работника» целесообразно закрепить и конкретизировать права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей, которыми оно распоряжается в пределах своей компетенции при исполнении должностных обязанностей. В этом разделе также отражают взаимоотношения должностного лица с другими должностными лицами в рамках деятельности работодателя.
   Раздел V «Ответственность работника» уточняет и конкретизирует персональную должностную ответственность работника и меру его ответственности за несоблюдение требований, установленных законодательством.
   На практике можно встретить разделы II и III, объединенные в один, тогда текст должностной инструкции состоит из четырех разделов. Но главное в документе – четкое изложение функций и обязанностей работника, а не тот факт, какое количество пунктов будет содержать инструкция.
   Когда текст должностной инструкции составлен, в конце его должно быть место:
   1) для подписи руководителя структурного подразделения организации или предприятия, на работника которого составлена данная инструкция;
   2) для согласования текста должностной инструкции с правовой службой организации, предприятия (юридическим, договорно-правовым отделом, юрисконсультом и т. п.);
   

notes

Примечания

Купить и читать книгу за 119 руб.

Вы читаете ознакомительный отрывок. Если книга вам понравилась, вы можете купить полную версию и продолжить читать