Назад

Купить и читать книгу за 129 руб.

Вы читаете ознакомительный отрывок. Если книга вам понравилась, вы можете купить полную версию и продолжить читать

Компьютер для секретаря и офис-менеджера

   Уверенно владеть компьютером в наше время должен каждый, кто собирается работать с документами. При этом невозможно обойтись без знания операционной системы Windows, текстового процессора Word, электронных таблиц Excel, электронной почты и основ работы в Интернете. Для тех, кто впервые сталкивается с этими неотъемлемыми атрибутами современной секретарской должности, данная книга послужит верным проводником в мире документооборота и незаменимым учебником по работе на компьютере. Приводимые примеры и образцы оформления служебных документов соответствуют требованиям ГОСТ Р6 30-2003.
   Книга будет полезна широкому кругу читателей, имеющих дело с делопроизводством на компьютере – в частности, документоведам, секретарям-референтам, менеджерам, работникам отделов кадров и канцелярий, сотрудникам служб документационного обеспечения управления, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу, студентам учебных заведений по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».


Владимир Петрович Молочков Компьютер для секретаря и офис-менеджера

Предисловие

От автора и издателей

Структура книги

   Быть профессиональным офис-менеджером – задача и сложная, и интересная. Необходимо не только управлять офисной оргтехникой (факс, принтер, сканер, цифровая фотокамера и др.), но и «ладить» с компьютером, офисными программами, а также уметь правильно оформлять всю деловую информацию. Об этом и рассказывается в данном издании, которое состоит из трех частей, десяти глав и трех приложений.
   ЧАСТЬ I. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОСНОВЫ РАБОТЫ НА КОМПЬЮТЕРЕ. Задача этой части – введение пользователя в мир работы на компьютере. Читатель знакомится с операционной системой MS Windows XP и электронным офисом MS Office 2003, а также рядом других полезных и необходимых для его профессии программ.
   Глава посвящена основным операциям с MS Windows XP и практической работе в программе Проводник. Описаны главные элементы интерфейса, даны базовые представления о файлах и папках, а также командах копирование, сохранения и удаления информации.
   В практической работе секретаря иногда возникает задача создания простейших рисунков для документов, презентаций, поздравления коллег, схемы проезда к офису и других. В этой части книги показано, как это можно выполнить в операционной системе Windows XP легко и быстро, не прибегая к таким сложным профессиональным пакетам, как Adobe Photoshop и CorelDRAW.
   Глава 3. Работа на компьютере с текстом. Подготовка документов в Microsoft Word 2003. В главе приведен теоретический и практический материал по созданию и редактированию текстовых документов, содержащих форматированный текст, рисунки и таблицы. Читателю дано представление о правилах оформления основных офисных документов средствами MS Word.
   111яяяаграмм. Электронные таблицы MS Excel 2003. В главе описана техника работы с электронными таблицами, приведены практические примеры построения графиков и диаграмм на основе таблиц данных.
   Антивирусы и архиваторы. Приведены рекомендации по поиску информации в Сети, дан небольшой обзор тематических ресурсов Интернета. Описано оформление и отправление деловых сообщений, писем, уведомлений электронной почтой (e-mail). Рассказано, как избежать попадания в ваш компьютер сетевых вирусов. Дан обзор программ-архиваторов, позволяющих уменьшить размер файла, отправляемого в сеть.
   ЧАСТЬ II. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ документаЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. В этой части книги говорится о документационном обеспечении предприятий и об основах работы секретаря: делопроизводстве, документообороте, работе с офисной оргтехникой, а также приводятся уроки машинописи, позволяющие самостоятельно и быстро освоить работу с клавиатурой методом слепой печати.
   В этой главе рассмотрены следующие вопросы: правила и требования к составлению и оформлению документов; основные виды деловых бумаг; реквизиты, нормативно-методические материалы и ГОСТы, регламентирующие работу с документами. Примеры: приказы, распорядительные, уставные и договорные документы предприятия.
   Здесь рассматриваются организация документооборота предприятия, регистрация, контроль исполнения документов; оформление трудовых отношений, финансовая документация, деловая корреспонденция, протоколы; систематизация и хранение документов; номенклатура дел организации, подготовка документов к архивному хранению. Рассмотрены примеры приказов, распорядительных, уставных, договорных документов.
   В главе дана информация (своеобразный «ликбез»), позволяющая начинающему пользователю быстро войти в мир компьютерного железа и офисной оргтехники. Здесь кратко описаны основные узлы ПК, а также компьютерная периферия – принтеры, сканеры, цифровые фотокамеры, модемы и т. п.
   ЧАСТЬ III. БАЗОВЫЕ УРОКИ МАШИНОПИСИ НА ПК.
   Пишущие машинки ушли в прошлое. В этой главе будут показаны основные практические упражнения для освоения слепого метода работы на клавиатуре компьютера, а также приведен небольшой обзор программ, называемых «клавиатурными тренажерами».
   Глава 10. Ввод текстовой и знаковой информации.
   Приложение 1. Словарь терминов.
   Приложение 2. Основные положения по эргономике и безопасной работе на компьютере.
   Приложение 3. Образцы типовых документов предприятия.

Некоторые условные обозначения и договоренности

Мышь
   На мыши с двумя кнопками предполагается, что левая кнопка действует как основная, а правая кнопка – как вспомогательная. Использование правой кнопки в тексте оговаривается специально. Так, например, выражение «Щелкните мышью» (на кнопке, пиктограмме, документе и т. д.) означает, что нужно поместить указатель мыши на нужный объект, а затем нажать и отпустить левую кнопку мыши. «Щелкните правой кнопкой мыши» означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать и отпустить правую кнопку мыши.
   Выражение «перетащить» (отбуксировать) означает, что нужно поместить указатель мыши на объект, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвинуть указатель мыши на новое место, а затем отпустить кнопку мыши.
Клавиатура
   Знак «+» между названиями клавиш указывает на то, что данные клавиши следует нажимать одновременно. Например, выражение «Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift» означает, что, удерживая клавишу Ctrl, вы должны одновременно с ней нажать также и клавишу Shift.

От издательства

   Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты, comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция), или непосредственно автору книги по адресу: mvp@novsu.ac.ru.
   Мы будем рады узнать ваше мнение!
   Подробную информацию о книгах издательства «Питер» вы найдете на веб-сайте: http://www.piter.com.

Введение

Что такое делопроизводство и как работать с документом на компьютере

   Курс подготовки офис-менеджера и секретаря-референта наряду с изучением компьютера включает делопроизводство, документоведение, научную организацию труда, основы безопасности и эргономики при работе на ПК, этикет и психологию делового общения, включая имидж представителя организации и многое другое.
   Новый термин.
   Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Этот термин включает в себя все операции по составлению и оформлению документов, а также весь комплекс работ с документами: ведение переписки, исполнение и его контроль, учёт документов, их систематизацию, хранение, использование, порядок сдачи документов в архив учреждения и т. д. Основной составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов, которые производятся по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеющими юридическую силу.
   С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. При этом управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят:
   • организационная: устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностные инструкции;
   • распорядительная документация: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление;
   • справочно-информационная: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.;
   • документация по личному составу;
   • плановая документация.
   Еще не так давно работа с документами требовала много времени и больших трудозатрат. С появлением компьютерной техники в делопроизводстве произошли серьезные перемены. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
   Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютеров. Любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную сеть предприятия, что обеспечивает полную поддержку электронного документооборота. Посредством локальных и глобальных сетей вся служебная информация может быть передана не только в пределах одной комнаты, но и в другое здание, город или страну.
   Благодаря улучшению ведения делопроизводства предприятия и организации получают возможность улучшить качество своей работы, что в условиях рыночной экономики крайне необходимо для успешной конкуренции на рынке товаров и услуг.

Документ

   В широком значении этого слова документом можно считать любой носитель с информацией. Например, управленческий документ содержит информацию, которая возникла и используется в области управления.
   Условно можно разделить все документы на два типа:
   • классический бумажный документ представляет собой информацию на любом бумажном носителе;
   • электронный документ – информация в компьютерной информационной системе в виде файла. Например, это может быть документ текстового процессора Microsoft Word, диаграмма, построенная в MS Excel или сообщение в формате электронной почты Интернета. Разновидностью данного типа документа может быть сканированная копия бумажного документа, изображение, видеозапись и прочее.
   Требования к документам:
   • документ должен издаваться должностным лицом в соответствии с его компетенцией;
   • документ не должен противоречить действующему законодательству;
   • документ должен быть составлен в установленной форме, быть наглядным и удобным для чтения и хранения.

Документооборот

   Термины «делопроизводство» и «документооборот» часто используют как синонимы, и они являются составляющими такой науки, как документе/ведение. Как уже говорилось выше, делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами.
   Новый термин.
   Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации одним из показателей является объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период времени. Официальные документы составляются с соблюдением определенных правил ЕГСД и ГОСТ.
   Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Созданию ЕГСД предшествовало всестороннее изучение систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявления возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве. Основное назначение ЕГСД состоит в том, чтобы способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Эта система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.
   Одним из способов регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов – ГОСТов. Соблюдение всего комплекса требований ГОСТов гарантирует создание документов, обладающих юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Для современного делопроизводства в России руководящим является принятый Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которым установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Типовой алгоритм работы с документами

   Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:
   • создание (подготовка);
   • подписание (согласование и утверждение);
   • регистрация;
   • контроль исполнения и исполнение;
   • подшивка в дело (в архив);
   • хранение (уничтожение).
   Новый термин.
   Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу и помещенных в отдельную обложку (папку). Документы формируются в дела согласно номенклатуре дел, систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Архивное хранение дел

   В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, то заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре.
   При подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела – определяемая установленными правилами подготовка к хранению документов.
   Новый термин.
   Архив – это организация, которая осуществляют прием и хранение документов. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарем или канцелярией.

Уровни подготовки секретаря

   В России пока нет официального нормативного документа, определяющего ступени карьеры и квалификацию секретаря, в соответствии с которым можно было бы по уровню подготовки делить секретарей на референтов и офис-менеджеров. Но если обратиться к опыту стран Европы, то, например, Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», в котором определены три уровня подготовки секретарей:
   • уровень A – секретарь (машинистка);
   • уровень B – секретарь-референт;
   • уровень С – руководитель секретариата (офис-менеджер).
   Каждый из этих уровней характеризуется своим набором профессиональных требований.
   Требования для уровня секретаря:
   • печать документов с рукописи или под диктовку;
   • редактирование документов на ПК;
   • хранение документов;
   • обслуживание командировок и совещаний;
   • телекоммуникации, включая рассылку факсов и e-mail;
   • самостоятельная работа, то есть написание черновиков несложных писем, работа по содержанию офиса и офисной оргтехники, решение проблем, связанных с командировками и т. д.
   Требования для уровня секретаря-референта:
   • печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;
   • составление писем, факсов и других документов;
   • проверка фактов, изложенных в отчетах и других документах;
   • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т. п.);
   • подготовка презентаций (пленок для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов);
   • организация командировок и совещаний;
   • ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
   • самостоятельная работа – составление командировочных предписаний, работа с персоналом, сбор и обработка данных и т. д.
   Требования для уровня офис-менеджера:
   • подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
   • ведение административной работы;
   • консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
   • организация презентаций и представительская деятельность;
   • деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т. д.);
   • самостоятельная работа – англоязычный перевод бизнес– и технических отчетов, руководство проектами и персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок, связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга и т. д.;
   • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т. п.).

Резюме

   Информационные технологии являются хорошим средством для повышения эффективности делопроизводства. Чтобы автоматизировать делопроизводство, необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны иметься следующие компоненты:
   • средства для создания и обработки документации в электронной форме (компьютеры);
   • средства для получения твердых копий архивных данных (принтеры);
   • программное обеспечение для автоматизации документооборота и управления данными (MS Windows XP, MS Office 2003);
   • люди, являющиеся специалистами в данном вопросе (секретари, секретари-референты и офис-менеджеры).

Часть I
Автоматизация делопроизводства. Основы работы на компьютере

Глава 1
Операционная система MS Windows XP

   Под операционной системой понимается набор программ, обеспечивающих диалог пользователя с компьютером в форме команд. Любая программа, написанная для работы совместно с операционной системой, называется ее приложением. В настоящее время во всем мире в ПК наиболее широко используется операционная система Microsoft (MS) Windows XP.
   Примечание.
   Буквы ХР в названии операционной системы Windows являются частью английского слова eXPerience, которое переводится как жизненный опыт, знания. Возможно, что авторы программы назвали ее так потому, что при создании операционной системы Windows XP использован многолетний опыт и знания разработчиков самых популярных компьютерных программ и систем фирмы Microsoft.
   Операционная система является необходимым компонентом любого компьютера. Среди достоинств, определяющих популярность Windows XP, можно выделить удобный, интуитивно понятный графический интерфейс, многозадачность (параллельную работу множества программ) и автоматическую настройку нового оборудования.

Запуск Windows XP

   В ходе загрузки Windows XP на экране появится окно выбора пользователя и ввода пароля. После введения этих данных в компьютер загружается графическая оболочка (интерфейс) Windows XP и на экране появляется главное окно Windows, называемое Рабочий стол (рис. 1.1).
   Рис. 1.1. Рабочий стол ОС Windows XP.

   На Рабочем столе могут находиться различные элементы, основными из которых являются: Панель задач, значки (пиктограммы) программ, документов, папок или ярлыков, например Мой компьютер, Корзина, Microsoft Word и др.

Элементы интерфейса

   Способ взаимодействия пользователя с компьютером называется интерфейсом. Windows XP использует графический интерфейс. Основу его составляют окна.
Панель задач
   В нижней части Рабочего стола находится Панель задач. Она содержит:
   • кнопку Пуск, которая обеспечивает доступ к Главному меню Windows XP. Кнопка служит для быстрого запуска программ и поиска файлов, а также доступа к справке;
   • кнопки работающих в данный момент программ (приложений);
   • Панель индикации с кнопками для переключения алфавита, установки режимов работы экрана, изменения даты и времени, увеличения или уменьшения громкости звука.
   В частности, индикатор клавиатуры показывает текущий язык для работы на ПК, а также позволяет сменить язык (раскладку клавиатуры). Для переключения шрифта с русского языка на английский и обратно с помощью Панели индикации нужно:
   • щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке (индикатору) с надписью Ru или En;
   • в появившемся меню выбрать требуемый режим ввода букв.
Главное меню Windows XP
   После того как нажата кнопка Пуск, открывается Главное меню операционной системы Windows XP (рис. 1.2).
   Рис. 1.2. Главное меню операционной системы.

   Для запуска программ из Главного меню:
   • нажмите кнопку Пуск и выберите в главном меню пункт Все программы;
   • выберите в данном подменю программу для запуска и щелкните на ее названии левой кнопкой мышки.

Приемы работы с мышью

   Работа в Windows XP может осуществляться как с помощью клавиатуры, так и с помощью мыши. Форма указателя мыши может меняться в зависимости от того, на что он указывает. При этом вид указателя мыши подсказывает пользователю о тех действиях, которые он может произвести в данный момент времени (табл. 1.1).
Таблица 1.1. Вид указателя мыши в зависимости от действий пользователя ПК

Запуск программ

   Программу можно запустить различными способами:
   • на Рабочем столе выделить значок (иконку, пиктограмму) программы и нажать на клавиатуре клавишу Enter (или дважды подряд нажать и отпустить левую кнопку мыши);
   • использовать команду Пуск ► Все Программы. Далее выберите из подменю нужную программу для запуска и щелкните на ее названии левой кнопкой мышки.

Завершение работы и выключение ПК

   Перед выключением компьютера:
   1. Закройте все работающие приложения и сохраните все открытые в них документы;
   2. Выполните команду Пуск ► Выключение и в появившемся окне Выключить компьютер нажмите кнопку Выключение (рис. 1.3.).
   Рис. 1.3. Окно Выключить компьютер.
   Внимание!
   Неправильный выход из Windows может привести к потере данных!

Типовая структура окна

   Типовая структура окна в операционной системе Windows XP показана на рис. 1.4.
   Рис. 1.4. Элементы окна в операционной системе Windows XP.
Названия и назначение основных элементов окна
   • Строка заголовка указывает имя программы, а также имя открытого документа. Строку заголовка можно использовать для перемещения окна по экрану. Для этого установите курсор мыши на строке заголовка, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, передвиньте мышь. Вместе с указателем мыши будет передвигаться окно программы. Этот прием называется «Перетащить и бросить» (Drag and drop).
   • Кнопка Свернуть сворачивает окно в кнопку на Панели задач. Щелчок по ней заставляет окно исчезнуть, а затем появиться в виде кнопки на Панели задач. Чтобы вернуть окну нормальный размер, необходимо щелкнуть на этой кнопке еще раз.
   • Кнопка Свернуть в окно уменьшает размер окна, а при развернутом окне данная кнопка превращается в кнопку Развернуть, которая позволит вернуть окно в прежнее состояние.
   • Кнопка Закрыть закрывает окно и завершает работу программы.
   • Строка меню содержит пункты Главного меню окна. Щелчок левой кнопкой мыши по пункту меню вызывает на экран ниспадающее меню данного пункта.
   • Панель инструментов содержит кнопки наиболее часто используемых команд.
   • Полосы прокрутки служат для навигации по большим документам. Они отсутствуют, если вся информация (документ) помещается в окне, и содержат кнопки и бегунок. Кнопки вертикальной прокрутки позволяют перемещаться на строку (или страницу) вверх или вниз, а горизонтальной – влево или вправо. Бегунок (иногда называемый ползунком) можно перемещать указателем мыши по полосе прокрутки, при этом изменяется расположение документа относительно окна.
   Окна можно открывать, закрывать, сворачивать, перемещать, изменять размеры, упорядочивать.
   Чтобы изменить размеры открытого окна, нужно:
   • подвести указатель мыши к одной из сторон окна до момента, когда курсор мыши изменит вид на горизонтальную обоюдоострую стрелку;
   • нажать правую кнопку мыши и, не отпуская, двигать указатель в нужную сторону;
   • при достижении нужного размера окна кнопку мыши отпустить.
Элементы управления
   Элементами управления в диалоговом окне могут быть переключатели, регуляторы, флажки, поля списка, счетчики, вкладки и другие (рис. 1.5).
   Рис. 1.5. Элементы управления.

   • Флажки служат для установки свойств, имеющих два значения: да-нет, включено-выключено или аналогичных;
   • переключатели позволяют сделать выбор одного варианта из предлагаемой группы вариантов;
   • счетчики используются для изменения числовых характеристик объекта окна в большую или меньшую сторону;
   • список представляет собой окно, позволяющее выбрать один вариант из списка предлагаемых.
   Любое окно содержит командные кнопки OK – подтвердить сделанные изменения и Отмена – отменить сделанные изменения. Кроме указанных кнопок могут встретиться и другие, назначение которых, как правило, понятно из их названия: Справка, Выполнить, Печать и т. д.

Объекты Windows XP

Диски

   Диск представляет собой сменное устройство компьютера, предназначенное для хранения информации. Примером могут служить диск A: (гибкий), диски C: и D: (жесткие) и диск E: (лазерный) – рис. 1.6.
   Рис. 1.6. Объекты Windows XP.

Файл, папка

   Файлом называется любая информация на компьютере (рисунок, таблица, звук, текст, видео, программа) в виде поименованной области информации на диске (гибком, жестком, лазерном). Все файлы должны иметь уникальные имена, по которым их можно находить на компьютере. Имя файла состоит из двух частей: содержательного имени файла, длина которого ограничена 255 символами (включая пробелы и русские буквы), и расширения (обычно от 1 до 3 символов). Содержательная часть и расширение разделяются точкой. Каждому файлу назначается свой значок (иконка), который зависит от типа файла. Тип файла определяется по его расширению, например:
   • exe, com – выполняемые файлы;
   • txt, doc – текстовые файлы;
   • bmp, jpg – графические файлы.
   Для удобства хранения и поиска файлы, как правило, размещают в папках (каталогах). Папки могут содержать в себе другие (вложенные) папки. Так же как и файлам, папкам присваиваются имена.
   Папки и файлы можно создавать, просматривать, переименовывать, переносить их содержимое на новое место и удалять.
   Для создания новой папки нужно:
   1) открыть диск, на котором создается новая папка;
   2) открыть папку, в которой создается новая папка (при вложении папок);
   3) щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду Создать ► Папку;
   4) указать имя создаваемой папки под ее появившимся значком;
   5) нажать клавишу Enter.

Адрес объекта. Ярлык

   Ярлык является средством быстрого доступа к информационному ресурсу: программе, документу, папке, диску и т. д. Ярлык «запоминает» адрес (маршрут), по которому находится требуемый объект. Такой адрес может содержать имя диска, имя папки (имена папок при их вложении друг в друга) и имя файла. Ярлык может быть создан в любой папке, а также на Рабочем столе.
   Создать ярлык на Рабочем столе можно разными способами:
   • перетащить на Рабочий стол значок объекта, удерживая нажатой правую кнопку мыши;
   • выделить объект, для которого создается ярлык, и из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, выполнить команду Создать ярлык, а после создания ярлыка перетащить его на Рабочий стол.

Программа Проводник

   Программа Проводник (Explorer) очень удобна для работы с дисками, папками и файлами. Запустить Проводник можно, щелкнув правой кнопкой на кнопке Пуск и выбрав из контекстного меню пункт Проводник.
   С помощью программы Проводник можно найти любой файл (или папку), скопировать его, изменить имя, удалить или запустить программу, а также отформатировать диск.
   Примечание.
   Форматированием диска называется процесс его очистки от всей информации посредством выполнения команды Формат.
   Окно программы Проводник показано на рис. 1.7. Оно разделено на две части. На левой панели окна в виде иерархической структуры (дерева) изображается содержимое компьютера (диски и папки). На правой панели выводится содержимое диска или папки, выбранных вами слева. Если рядом со значком папки находится знак «плюс», то такая родительская папка содержит вложенные дочерние папки. Если щелкнуть на значке «плюс», то раскроется вся структура содержимого данной папки, а знак «плюс» сменится на знак «минус».
   Рис. 1.7. Окно программы Проводник.

Упражнение 1.1. Форматирование гибкого диска

   Для полной очистки информации на диске А: выполните следующее:
   1. Вставьте гибкий диск A: в дисковод.
   2. Правой кнопкой мыши щелкните на кнопке Пуск, затем левой кнопкой мыши – на строчке Проводник.
   3. В программе Проводник найдите диск А: и щелкните на нем правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выберите строчку Форматировать (рис. 1.8).
   Рис. 1.8. Окно форматирования гибкого диска.

   4. Нажатие кнопки Начать запустит процесс форматирования. После завершения данной процедуры на экране появится текст Форматирование завершено.

Работа с папками и файлами

   Воспользуемся приложением Проводник для работы с папками и документами в Windows XP. Далее мы рассмотрим основные операции, выполняемые в этой программе.

Выделение объектов

   В программе Проводник для выделения объекта щелкните на нем левой кнопкой мыши. Для выделения нескольких объектов подряд используйте клавишу Shift. Для выбора произвольного количества объектов из списка используйте клавишу Ctrl.

Свойства диска, файла или папки

   Чтобы получить информацию о диске, папке или файле, необходимо в программе Проводник выделить соответствующий объект, а затем из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, выбрать строчку Свойства. Если вы смотрите свойства диска, то можно узнать количество общего, свободного и занятого места на нем (рис. 1.9).
   Рис. 1.9. Окно Свойства для жесткого диска D:

Открытие папки

   Для открытия папки дважды щелкните левой кнопкой мыши на значке диска, содержащего папку, а затем дважды щелкните на значке нужной папки.
   Совет.
   Чтобы перейти к папке, включающей текущую, на панели инструментов нажмите кнопку Вверх. Переход на один уровень вверх можно осуществить также нажатием на клавиатуре клавиши Backspace.

Создание папки

   Откройте в окне Проводника диск, на котором необходимо создать новую папку. Выполните в Главном меню команду Файл ► Создать ► Папку. В заданном вами месте будет создана новая папка с именем Новая папка, которое будет присвоено ей по умолчанию.
   Совет.
   Если вы хотите спрятать свою папку от других пользователей, то щелкните на ней правой кнопкой мыши, найдите строчку Свойства и в поле Атрибуты установите флажок Скрытый.

Создание текстового документа

   Откройте в окне Проводника папку, в которой необходимо создать новый документ, а затем выполните команду Файл ► Создать ► Текстовый документ. Так вы создадите новый текстовый файл с именем, которое присвоено ему по умолчанию (Текстовый документ).

Переименование объектов

   Чтобы изменить имя файла или папки, выделите в окне Проводника нужный файл или папку и выполните команду Файл ► Переименовать. Затем введите новое имя и нажмите клавишу Enter.
   Внимание!
   Предельная длина имени файла составляет 255 символов, включая пробелы. Имена файлов не должны содержать символов \?: * " < > |

Удаление папок, файлов и ярлыков

   Для того чтобы удалить папку, файл или ярлык, нужно:
   1) выделить удаляемый объект;
   2) нажать клавишу Delete;
   3) подтвердить удаление.
   Удаленные объекты помещаются в Корзину и остаются там до тех пор, пока не будет дана команда Очистить корзину.

Копирование папок, файлов и ярлыков

   Для того чтобы скопировать папку, файл или ярлык, нужно:
   1) выделить копируемый объект;
   2) выполнить команду Правка ► Копировать;
   3) открыть папку, где должна появиться копия объекта;
   4) выполнить команду Правка ► Вставить.
   Примечание.
   При выполнении копирования вы помещаете данные в Буфер обмена – участок оперативной памяти ПК для временного хранения информации.

Поиск файлов и папок

   Выполните команду Пуск ► Поиск ► Файлы и папки. Укажите критерии поиска и нажмите кнопку Найти.

Как распечатать файл из программы Проводник

   Щелкните правой кнопкой мыши на текстовом файле и выберите из контекстного меню пункт Печать.

Программа Корзина

   Найдите на Рабочем столе ярлык программы Корзина.
   Для удаления файла значок файла можно перетащить в Корзину при помощи мыши.
   Для восстановления случайно удаленного файла из Корзины:
   1) дважды щелкните на значке Корзина, расположенном на Рабочем столе;
   2) выделите восстанавливаемый объект;
   3) выполните команду Восстановить.

Упражнение 1.2. Закрепление пройденного

   Для закрепления пройденного материала попробуйте выполнить такое задание:
   1. Вставьте в дисковод компьютера гибкий диск A: и очистите его, удалив с него все файлы.
   3. На диске A: создайте папку с именем ABC.
   4. Переименуйте папку ABC в папку CBA.
   5. Скопируйте с диска C: из папки Мои документы в папку CBA любой небольшой файл. Создайте для этого файла на Рабочем столе ярлык.
   6. Поместите ярлык в Корзину.
   7. Восстановите удаленный с Рабочего стола ярлык из Корзины.

Резюме

   После изучения данной главы вы получили представление об основных командах с MS Windows XP и практической работе в программе Проводник. Были описаны главные элементы интерфейса Windows XP, даны базовые представления о файлах и папках, а также командах копирования, сохранения и удаления информации.

Глава 2
Рисование на компьютере. Графический редактор MS Paint XP

Вводные сведения о программе

   Графический редактор – программа для создания, изменения и просмотра цифровых изображений. Простейшим из графических редакторов является MS Paint – стандартная программа, входящая во все версии операционной системы Windows и поэтому доступная миллионам пользователей (рис. 2.1). Она проста в освоении и содержит минимальный набор инструментов, необходимый для начального знакомства с растровой графикой. С помощью технологии OLE созданное в Paint изображение может быть вставлено в любое из офисных приложений ОС Windows (Word, Excel, Power Point) или другие графические пакеты.
   Рис. 2.1. Логотип программы MS Paint XP.

Начало работы. Справка

   Для запуска MS Paint выполните команду Пуск ► Все Программы ► Стандартные ► Paint.
   Для выхода из программы MS Paint нажмите комбинацию клавиш ALT+F4 или выберите команду Файл ► Выход.
   Наверняка в ходе вашей работы в программе у вас будут возникать различные вопросы. Для того чтобы войти в справочную систему MS Paint, выберите команду Справка ► Вызов справки или нажмите клавишу F1. В результате на экране появится главное окно справочной системы Paint. Оно содержит три вкладки: Содержание, Указатель и Поиск (рис. 2.2).
   Рис. 2.2. Интерактивная справка по MS Paint.

   Вкладка Содержание является первой и наиболее часто используемой вкладкой главного окна справочной системы Paint. При каждом обращении к вкладке Содержание вы будете видеть перечень гипертекстовых разделов, по которым может быть предоставлена справка. Перед наименованием каждого раздела отображается пиктограмма. Закрытому разделу соответствует пиктограмма с закрытой книгой. Для того чтобы открыть какой-либо из разделов, установите на него курсор мыши и нажмите левую кнопку. В результате вид пиктограммы поменяется на открытую книгу. Открытый раздел может содержать внутри себя подразделы и темы. Теме соответствует пиктограмма со знаком вопроса. Тема – такая же гиперссылка, как и книга.
   На рис. 2.3 представлена справка по графическому редактору с активной закладкой Указатель.
   Совет.
   Используйте вкладку Указатель, чтобы найти конкретную тему. Этой вкладкой лучше всего пользоваться в том случае, когда вы знаете, что ищете, и хотите получить быструю справку.
   Рис. 2.3. Справочная система, вкладка Указатель.

   Окно вкладки Указатель содержит два текстовых поля. Верхнее поле используется для ввода ключевого слова или ключевой фразы, о которых необходимо получить справочную информацию. В качестве примера попробуйте ввести слово «Эллипсы». Справа, в окне просмотра, тотчас появится информация по рисованию эллипсов в графическом редакторе MS Paint. Вам останется только прокрутить информацию по теме запроса с помощью полосы прокрутки.
   Вкладка Поиск работает аналогично вкладке Указатель и позволяет находить справку по термину или фразе в разделе (рис. 2.4).
   Рис. 2.4. Справочная система, вкладка Поиск.

Интерфейс графического редактора MS Paint

   Пользовательский интерфейс MS Paint предельно упрощен и ориентирован на интуитивное применение. Большинство пользователей начинают работать с редактором сразу, без какого-либо знакомства с его возможностями.
   Новый термин.
   Вид главного окна графического редактора называется его интерфейсом. Интерфейс выступает в качестве посредника между человеком и компьютером, предоставляя пользователю все необходимые для его работы инструменты.
   Главное окно MS Paint (рис. 2.5) можно условно разделить на пять позиций:
   Рис. 2.5. Главное окно (интерфейс) программы MS Paint.

   1. Строка заголовка содержит заголовок открытого в редакторе документа и пиктограмму программы.
   2. Главное меню.
   3. Инструменты программы, то есть панель Набор инструментов (Toolbox).
   4. Рабочая область составляет основную часть окна графического редактора. Изображение может занимать часть рабочей области или всю рабочую область. В том случае, если размер изображения превышает размеры рабочей области, по ее краям появятся полосы прокрутки.
   5. Цветовая палитра.
   Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в расширенном толковании.

Главное меню

   Главное меню содержит шесть командных строк, выбор которых приводит к открытию раскрывающихся меню:
   • меню Файл (File) – служит для управления файлами. В этом меню содержатся подменю создания нового изображения (Создать), загрузки имеющегося изображения (Открыть), записи файла с текущим (Сохранить) и измененным именем (Сохранить как), настройки (Предварительный просмотр), вывода изображения на печать (Параметры страницы, Печать);
   • меню Правка (Edit) – содержит набор команд, предназначенных для редактирования изображения с помощью команд, использующих буфер обмена (Вырезать, Копировать, Вставить), отмены (Отменить) и повтора (Повторить) предыдущих действий, работы с выделениями (Выделить все, Очистить выделение);
   • меню Вид (View) – управляет отображением и удалением с экрана элементов интерфейса, а именно: панели инструментов (Набор инструментов), цветовой палитры (Палитра), строки состояния (Строка состояния), атрибутов работы с текстом (Панель атрибутов текста). Кроме того, служит для настройки экранного масштаба изображения (Масштаб) и просмотра изображения (Просмотреть рисунок);
   • меню Рисунок (Image) – содержит команды, предназначенные для выполнения операций над активными изображениями или выделенными фрагментами изображения, включая: поворот и отражение (Отразить/повернуть), растягивание и наклон (Растянуть/наклонить), инверсию (Обратить цвета), изменение атрибутов (Атрибуты), очистку холста (Очистить), установку прозрачного либо непрозрачного фона (Непрозрачный фон);
   • меню Палитра (Palette) – содержит подменю для установки и настройки пользовательской палитры цветов (Изменить палитру);
   • меню Справка (Help) – это меню содержит команды обращения к базе данных для предоставления справки по графическому редактору (Вызов справки, О программе).

Цветовая палитра

   Цветовая палитра хранит информацию о том, как закодирован тот или иной цвет, и предназначена для выбора основного и фонового цветов путем нажатия на нужной цветовой ячейке левой или правой кнопки мыши соответственно. Выбранные на палитре цвета для объекта и фона отражаются специальным индикатором, называемым Панелью цвета (рис. 2.6).
   Рис. 2.6. Индикатор цвета объекта и цвета фона.

   Панель цвета расположена слева от цветовой палитры и включает в себя ячейки, предназначенные для индикации основного и фонового цветов, установленных в данный момент в качестве текущих.
   Обычно под фоновым цветом понимается цвет электронного холста, на котором рисуется изображение. Цвет фона (по умолчанию белый) используется для заливки рамок замкнутых объектов и рамок с текстом. Он также «работает» при использовании ластика.
   Основной цвет, как правило, используется рисующими инструментами для создания новых изображений. Он наносится поверх фонового цвета. Основной цвет (по умолчанию черный) используется для отображения линий, границ объектов и текста.

Строка состояния

   В интерфейсе MS Paint также можно отметить Строку состояния (рис. 2.7).
   Рис. 2.7. Строка состояния.

   Строка состояния разбита на три области:
   • в левой части отображаются советы и справочная информация о назначении и функциональных возможностях активного в данный момент инструмента;
   • в центральной части выводятся текущие координаты курсора на экране компьютера в данный момент времени, то есть его смещение от левого верхнего угла рабочей области. Например, информация «260,209» означает, что указатель мыши находится на расстоянии 260 пикселов от левого и 209 пикселов от верхнего края рабочей области;
   • в правой части строки состояния выводится информация, позволяющая оценить точный размер рисуемого объекта.

Панели инструментов

   Панель Набор инструментов (Toolbox) расположена слева от рабочей области и содержит кнопки графических инструментов MS Paint, с помощью которых осуществляется большинство процедур, связанных с созданием и редактированием изображений (рис. 2.8).
   Рис. 2.8. Панель Набор инструментов.
   Примечание.
   Ряд инструментов, входящих в панель Набор инструментов, имеет настройки, выбираемые из панели свойств, о которой будет рассказано далее.
   Панель инструментов содержит 16 инструментов. В соответствии с выполняемыми ими функциями их можно условно разделить на пять основных групп:
   • инструменты выделения;
   • инструменты рисования;
   • графические примитивы;
   • инструменты работы с цветом;
   • инструменты редактирования.
   Рассмотрим кратко назначение инструментов, входящих в каждую из перечисленных групп.
Инструменты выделения
   Процедура выделения применяется для выбора изменяемой области изображения. В MS Paint для создания выделений предусмотрено два инструмента: Выделение и Выделение произвольной формы.
   Инструмент Выделение используется для выделения прямоугольного фрагмента изображения. В большинстве пакетов растровой графики этот инструмент известен как Прямоугольное выделение.
   Инструмент Выделение произвольной формы выделяет фрагмент неправильной (произвольной) формы.
   После того как фрагмент изображения выделен, над ним можно производить различные операции редактирования, такие как перемещение, копирование и удаление.
   Операции перемещения, удаления и переноса выделенного фрагмента изображения выполняются идентично для всех приложений операционной системы Windows с помощью соответствующих команд пункта Правка основного меню:
   • перемещение выделенного фрагмента изображения осуществляется перетаскиванием фрагмента при нажатой левой кнопке мыши;
   • копирование выделенного фрагмента изображения выполняется перетаскиванием фрагмента с нажатой клавишей Ctrl или с помощью команд Правка ► Копировать и Правка ► Вставить. Этим командам соответствуют комбинации клавиш Ctrl+C и Ctrl+V;
   • удаление выделенного фрагмента осуществляется двумя способами: вырезанием фрагмента в буфер памяти компьютера с помощью команды Правка ► Вырезать или комбинации клавиш Ctrl+X либо удалением фрагмента с помощью команды Правка ► Очистить выделение или нажатием клавиши Del.
Инструменты рисования
   Группа инструментов для рисования включает такие инструменты, как Карандаш, Кисть, Распылитель, Ластик. Все они являются виртуальными имитаторами соответствующих реальных инструментов. За исключением инструмента Карандаш, все перечисленные инструменты имеют возможности настройки формы и размера с помощью выбора одного из вариантов, отображаемых в Панели свойств конкретного инструмента. Ниже приведено название, функциональное назначение и свойства каждого из входящих в эту группу инструментов.
   Карандаш предназначен для рисования основным цветом от руки карандашом. Инструмент производит виртуальную имитацию реальной работы карандашом для создания линий толщиной в один пиксел.
   Кисть позволяет рисовать основным цветом от руки кисточкой. Толщину и форму кисти можно варьировать с помощью выбора размера и формы из Панели свойств, расположенной в нижней части Панели инструментов.
   Пример создания рисунка с использованием инструмента Кисть показан на рис. 2.9.
   Рис. 2.9. Рисунок кистью.

   Распылитель разбрызгивает краску на холст точками основного цвета. Вид разбрызгиваемых пятен выбирается с помощью Панели свойств. Кроме того, плотность пятен можно регулировать скоростью перемещения мыши: чем меньше скорость, тем плотнее друг к другу располагаются отдельные пятна. Пример создания рисунка с использованием инструмента Распылитель приведен на рис. 2.10.
   Рис. 2.10. Пример использования инструмента Распылитель.

   Ластик стирает части рисунка, а точнее – заменяет цвет удаляемой области объекта на текущий цвет фона. По умолчанию текущий цвет фона – белый. Однако, если вы, удерживая нажатой правую кнопку мыши, нажмете на какой-либо другой (не белой) ячейке цветовой палитры, то Ластик превратиться в Кисть.
Инструменты для создания базовых примитивов
   Графические примитивы – это простейшие геометрический фигуры, такие как линия, круг, квадрат и тому подобные.
   В MS Paint инструменты Эллипс, Прямоугольник, Многоугольник и Скругленный прямоугольник используются для создания одноименных графических примитивов. При этом:
   • инструмент Прямоугольник создает закрашенные и не закрашенные прямоугольники. Толщина границы прямоугольника совпадает с толщиной линии, выбранной в инструменте создания линий. Чтобы изменить толщину границы, выберите в наборе инструментов линию или кривую, а затем – толщину линии под набором инструментов;
   • инструмент Скругленный прямоугольник служит для рисования скругленных прямоугольников;
   • инструмент Многоугольник создает замкнутые фигуры произвольной формы;
   • инструмент Эллипс позволяет рисовать окружности или эллипсы цветом;
   Совет.
   При необходимости создания изображений правильных фигур (окружности и квадрата) в процессе рисования необходимо удерживать нажатой клавишу Shift.
   • инструмент Линия создает прямые линии. Чтобы воспользоваться этим инструментом, поместите курсор туда, где должна начинаться линия, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, передвиньте курсор к концу вашего отрезка. Затем отпустите кнопку;
   Совет.
   Чтобы нарисовать горизонтальную или вертикальную линию или линию с наклоном 45 градусов, удерживайте в процессе рисования клавишу Shift. Толщина линии задается в окне свойств.
   • инструмент Кривая служит для вычерчивания кривых. Подобно карандашу, кисточке и линии, этот инструмент рисует текущим основным цветом. Также как и для линии, толщина кривой задается на панели свойств. В основе работы инструмента лежит создание одной из разновидностей кривых, называемых кривыми Безье. Построение кривой линии производится в три этапа. Сначала методом протягивания проводят прямую линию, затем выполняют щелчок в стороне от линии и с помощью протягивания задают первый и второй радиусы кривизны линии;
   • инструмент Надпись позволяет вводить в рисунок буквы, числа и специальные символы. При этом можно использовать любой шрифт, установленный в системе Windows.
Цветовые инструменты
   В MS Paint эта группа представлена двумя инструментами: Выбор цветов и Заливка. Обычно эти инструменты используются совместно – Выбором цветов выбирают нужный цвет, а Заливкой закрашивают им фрагмент изображения.
   Примечание.
   Если в границе заливаемого цветом контура имеется разрыв, то краска «вытечет» через него. Поэтому заливаемый краской контур всегда должен быть замкнут.
   Совет.
   В практической работе с цветом, может потребоваться использование одного из цветов, которые уже имеются в установленном в рабочем окне изображении. В этом случае целесообразно использовать инструмент Выбор цвета. После выбора этого инструмента достаточно нажать на соответствующей цветовой области изображения правой или левой кнопкой мыши. В результате указанный цвет будет автоматически выбран в качестве текущего цвета фона или основного, о чем свидетельствует изменение цвета соответствующей ячейки в Панели цвета.
Инструменты редактирования
   В MS Paint имеется инструмент Масштаб, который предназначен для изменения экранного масштаба просмотра изображений. С помощью контекстно зависимой панели свойств этого инструмента вы можете установить один из четырех вариантов увеличения масшт